כמה דיילים צריך לאירוע או לכנס ואיך בונים צוות נכון

כמות הדיילים שצריך לאירוע אינה נקבעת רק לפי מספר האורחים.

צריך לחשב כמה אנשים מגיעים בזמן הקצר ביותר, כמה כניסות פועלות, כמה זמן נמשך הטיפול בכל אורח, אילו משימות מתבצעות במקביל ואילו נקודות במתחם חייבות להיות מאוישות לאורך האירוע.

אירוע של 500 משתתפים שמגיעים בהדרגה יכול לדרוש צוות קטן יותר מאירוע של 250 משתתפים שמגיעים כולם בתוך עשרים דקות וצריכים להירשם, לקבל תג שם ולהפקיד ציוד.

במסגרת שירותי דיילים ודיילות לאירועים של EVENTO+ אנחנו בונים את הצוות לפי מסלול האורח והמשימות בפועל. המטרה היא למנוע תורים, לשמור על זרימה ולהבטיח שבכל נקודה יהיה האדם הנכון, בלי להעמיס כוח אדם מיותר על התקציב.

מה משפיע על כמות הדיילים באירוע

כדי לחשב נכון את הצוות צריך לבדוק כמה גורמים במקביל:

1. כמות המשתתפים הכוללת
2. חלון ההגעה הצפוי
3. מספר הכניסות
4. מספר עמדות הרישום
5. משך הטיפול הממוצע באורח
6. צורך בהדפסת תגי שם
7. כמות אולמות ומתחמים
8. מספר נקודות ההכוונה
9. כמות אורחי VIP
10. מספר דוברים ומציגים
11. שפות נדרשות
12. משך האירוע והצורך בהפסקות
13. רמת המורכבות של המערכת הטכנולוגית
14. הצורך בצוות גיבוי ובמנהלי שטח

לכן יחס קבוע של דייל אחד לכל מספר מסוים של אורחים אינו מספיק. צריך לחשב כל משימה בנפרד ואז לחבר את הצוותים לתוכנית אחת.

הנוסחה לחישוב עמדות רישום

השלב הרגיש ביותר ברוב הכנסים והאירועים העסקיים הוא חלון ההגעה.

הנוסחה הבסיסית היא:

מספר עמדות נדרש שווה מספר האורחים שמגיעים בחלון השיא, כפול זמן הטיפול הממוצע בדקות, חלקי אורך חלון ההגעה בדקות.

לדוגמה, אם 300 אורחים צפויים להגיע בתוך 45 דקות וכל טיפול נמשך דקה וחצי:

300 כפול 1.5 חלקי 45 שווה 10 עמדות פעילות.

במקרה כזה מומלץ לתכנן גם מנהל רישום ואדם אחד שמטפל בחריגים, באורחים שאינם מופיעים ברשימה ובתקלות טכניות.

אם תגי השם מודפסים מראש והטיפול נמשך כחצי דקה בלבד, אותה כמות אורחים יכולה לעבור במספר קטן משמעותית של עמדות.

כמה דיילים צריך לכל סוג משימה

הטווחים הבאים הם נקודת פתיחה לתכנון ולא כלל קבוע. הכמות הסופית נקבעת לפי המקום, המערכת, חלון ההגעה ואופי הקהל.

סוג המשימה	נקודת פתיחה לתכנון	מה עשוי להגדיל את הכמות
רישום עם תג מוכן מראש	עמדה אחת לכל 70 עד 100 מגיעים בשעת השיא	רשימות לא מסודרות, חיפוש ידני ושמות דומים
רישום עם הדפסת תג במקום	עמדה אחת לכל 35 עד 60 מגיעים בשעת השיא	הקלדה, תשלום, צילום או איסוף מידע נוסף
קבלת פנים בכניסה	שני דיילים בכניסה מרכזית לאירוע קטן או בינוני	מספר כניסות, בדיקות, חלוקת צמידים או מתנות
הכוונת קהל	דייל אחד בכל נקודת החלטה חשובה	מתחם גדול, מספר קומות ומספר אולמות
דיילות אולם	דייל בכל כניסה לאולם ועוד אחד או שניים בתוך האולם	הושבה שמית, מקומות שמורים ותנועה במהלך התוכן
אירוח VIP	דייל אחד לכל 20 עד 40 אורחים חשובים	פרוטוקול, אבטחה, הסעות וליווי אישי
עמדת תערוכה	דייל אחד לעמדה פשוטה ושניים לעמדה עם הדגמה או לידים	זמן הסבר ארוך, מוצר מורכב ותנועה גבוהה
קד״מ ומכירות	נקבע לפי משך האינטראקציה ויעדי הפעילות	טעימות, הדגמות, הרשמה ומכירה במקום
מנהל צוות	מנהל אחד לכל 8 עד 12 עובדים במערך מורכב	מספר אזורים, מספר משמרות וריבוי משימות
צוות גיבוי	כ 10 עד 15 אחוז באירועים גדולים או ארוכים	מרחק, לילה, מספר ימים ושעות פעילות ארוכות

כמה דיילים צריך לכנס של 500 משתתפים

אין מספר אחד שמתאים לכל כנס, אבל אפשר לבנות דוגמת תכנון.

נניח שמדובר בכנס של 500 משתתפים עם חלון הגעה של שעה, רישום דיגיטלי, תגי שם שמודפסים במקום, אולם מרכזי, אזור תערוכה ומספר אורחי VIP.

משימה	כמות מוצעת
עמדות רישום והדפסת תגי שם	8 עד 10
מסלול VIP ודוברים	2
הכוונה בכניסה ובצמתים	3 עד 4
כניסות לאולם המרכזי	2
עמדת מידע וטיפול בחריגים	2
דיילים ניידים לגיבוי	1 עד 2
מנהלי צוות	2

בתרחיש הזה הצוות הכולל יכול לנוע סביב 20 עד 24 אנשי צוות.

אם התגים מודפסים מראש והאורחים מגיעים בהדרגה, ייתכן שניתן יהיה לעבוד עם צוות קטן יותר. אם קיימות שלוש כניסות, חניה מרוחקת, הפקדת תיקים ומספר אולמות מקבילים, ייתכן שיידרש צוות גדול יותר.

כמה דיילים צריך לאירוע חברה

באירוע חברה אין תמיד עמדת רישום מורכבת, אבל יש משימות אחרות:

1. קבלת עובדים
2. חלוקת צמידים או ערכות
3. הכוונה להסעות ולפעילויות
4. ניהול קבוצות
5. ליווי מתחמים
6. הכוונה להסעדה
7. ניהול תורים
8. חלוקת מתנות בסיום

באירוע של 550 עובדים בשטח פתוח, לדוגמה, לא נכון להציב את כל הצוות בכניסה. צריך לחלק את העובדים לפי נקודות המגע לאורך היום, כולל הסעות, פעילויות, מתחמי מנוחה, אוכל וסיום האירוע.

כאשר האירוע כולל מספר פעילויות במקביל, חשוב שלכל פעילות יהיה אחראי ברור ושמנהל האירוע יוכל ליצור קשר עם כל הצוותים בזמן אמת.

כמה דיילים צריך לתערוכה

בתערוכה קיימים שני סוגים עיקריים של צוותים:

1. צוות התערוכה המרכזי שמנהל רישום, הכוונה, מידע ותנועה
2. צוותי הביתנים שמייצגים את החברות המציגות

ביתן שמטרתו רק לקבל את פני המבקרים יכול להסתפק בדייל אחד בכל רגע.

ביתן שכולל הדגמת מוצר, איסוף לידים ושיחות עם אנשי מכירות צריך בדרך כלל לפחות שני אנשי צוות. אחד מקבל את הקהל ומסביר בקצרה, והשני מבצע הדגמה, רושם פרטים או מעביר את המבקר לנציג המכירות.

בביתן גדול כדאי להוסיף מנהל עמדה שמנהל הפסקות, מלאי, ציוד ודוחות.

מה ההבדל בין סוגי הדיילים

דיילות רישום

אחראיות על חיפוש שמות, סריקת קודים, הדפסת תגי שם, חלוקת חומרים וטיפול ברשימות.

הן צריכות לעבוד מהר, להיות מדויקות ולהכיר את מערכת הרישום לפני פתיחת הדלתות.

דיילי קבלת פנים

מקבלים את פני האורחים, מסבירים לאן ללכת ומייצרים את הרושם הראשון של האירוע.

המראה חשוב, אבל חשובים לא פחות הביטחון, האדיבות והיכולת לתת תשובה ברורה.

דיילי הכוונה

מוצבים בנקודות שבהן האורח צריך להחליט לאן לפנות.

דייל הכוונה צריך להכיר את המתחם, לוח הזמנים, השירותים, היציאות והפתרונות הנגישים.

דיילי VIP

מלווים אורחים חשובים, דוברים, הנהלה ומשלחות.

התפקיד עשוי לכלול תיאום עם נהגים, אבטחה, חדרי המתנה, סדר עלייה לבמה וליווי אישי.

דיילי תערוכות

מקבלים מבקרים בביתן, מסבירים על החברה, אוספים לידים ומנתבים לקוחות לאנשי המקצוע.

דיילי קד״מ / דיילי מכירות

פונים לקהל באופן יזום, מציגים מוצר או שירות ומניעים להתנסות, הרשמה או רכישה.

לפעילות מסוג זה ניתן לשלב את צוות הדיילים בתוך מעטפת של קד״מ ושיווק חווייתי.

למה צריך מנהל צוות

כאשר מזמינים מספר גדול של דיילים בלי מנהל צוות, הלקוח הופך בפועל למנהל כוח האדם.

מנהל הצוות אחראי על:

1. קבלת העובדים
2. בדיקת הופעה וביגוד
3. חלוקת עמדות
4. ביצוע תדריך
5. ניהול הפסקות
6. מעקב נוכחות
7. פתרון בעיות
8. עדכון מנהל האירוע
9. החלפת עובדים בין נקודות עומס
10. סיכום הפעילות

באירוע מורכב מומלץ שמנהל הצוות לא יהיה מוצב בעמדה קבועה. הוא צריך להיות פנוי לנוע במתחם ולפתור בעיות.

איך מונעים תורים בעמדת הרישום

תור אינו נוצר רק בגלל מחסור בדיילים. לפעמים הבעיה נמצאת בתהליך עצמו.

כדי למנוע עומס כדאי:

1. לשלוח קוד אישי מראש
2. להדפיס תגי שם לפני האירוע כאשר הדבר אפשרי
3. להפריד בין אורחים רשומים לבין אורחים ללא רישום
4. ליצור מסלול נפרד לדוברים ול VIP
5. להציב דייל לפני התור שבודק מה האורח צריך
6. להחזיק עמדה נפרדת לחריגים ולתקלות
7. לבדוק את המדפסות והמערכת לפני פתיחת הדלתות
8. לסמן את התורים בצורה ברורה
9. להכין רשימה חלופית למקרה של תקלה

לפעמים הוספת דייל אחד שממיין את האורחים לפני הכניסה לתור יעילה יותר מהוספת שתי עמדות רישום.

מה צריך לכלול תדריך דיילים

תדריך טוב צריך להיות קצר, ברור ומעשי.

הוא צריך לכלול:

1. מטרת האירוע
2. קהל המשתתפים
3. לוח הזמנים
4. מפת המתחם
5. חלוקת תפקידים
6. נוסח קבלת הפנים
7. תשובות לשאלות נפוצות
8. טיפול באורח שאינו מופיע ברשימה
9. טיפול באורח חשוב
10. נהלי בטיחות וחירום
11. שמות אנשי הקשר
12. שעות הפסקה
13. אופן הדיווח

באירוע עם מערכת רישום או מוצר שיווקי, מומלץ לבצע הדרכה מעשית ולא להסתפק במסמך שנשלח בקבוצת הודעות.

איך מתכננים משמרות והפסקות

דייל שעובד שעות ארוכות ללא הפסקה מאבד ריכוז, אנרגיה ואיכות שירות.

לכן צריך לחשב:

1. מתי נדרש כוח מלא
2. מתי ניתן להוציא עובדים להפסקה
3. מי מחליף כל עמדה
4. אילו עמדות חייבות לפעול ברציפות
5. האם נדרשת משמרת נוספת
6. כמה זמן לוקח לעובד להגיע למתחם ולצאת ממנו

בכנס ניתן להחזיק צוות מלא בשעת ההגעה, לצמצם חלק מעמדות הרישום לאחר הפתיחה ולהעביר את הדיילים להכוונה, לאולמות או לתערוכה.

כך אותו צוות מבצע כמה תפקידים לאורך היום בלי להגדיל את הכמות הכוללת.

איך בוחרים דיילים ודיילות לאירוע

הבחירה צריכה להתבסס על התאמה לתפקיד ולא רק על תמונה.

חשוב לבדוק:

1. ניסיון בסוג האירוע
2. יכולת עבודה עם קהל
3. יכולת שימוש במערכת דיגיטלית
4. עברית ושפות נוספות
5. רמת ייצוגיות שמתאימה למותג
6. עמידה בזמנים
7. יכולת לעבוד תחת לחץ
8. יכולת מכירה במקרה הצורך
9. זמינות לכל שעות הפעילות
10. התאמה לביגוד ולדרישות המקום

דייל מצוין לרישום אינו בהכרח דייל מכירות מצוין. דייל שמצטיין בפעילות אנרגטית בקניון אינו בהכרח האדם המתאים לליווי משלחת דיפלומטית.

מה צריך לקבל מחברת דיילות מקצועית

השירות אינו צריך להסתכם בשליחת שמות וטלפונים של עובדים.

חברת דיילות מקצועית צריכה לספק:

1. אפיון תפקידים
2. בחירת צוות מתאים
3. אישור עובדים מראש
4. תדריך והכשרה
5. ניהול הגעה ונוכחות
6. מנהל צוות
7. מענה לשינויים
8. תכנון הפסקות
9. פתרון גיבוי
10. סיכום שעות ודוחות

כאשר האירוע דורש גם מלצרים, ברמנים, עוזרי הפקה ואנשי לוגיסטיקה, ניתן לרכז את הכול במסגרת כוח אדם מקצועי לאירועים.

כמה עולה צוות דיילים לאירוע

המחיר מושפע מכמות העובדים, שעות הפעילות, סוג התפקיד, מורכבות ההדרכה, מיקום האירוע, נסיעות, שעות לילה, שפות, ביגוד, מנהלי צוות וציוד.

צוות קטן של מספר דיילים למשמרת אחת יתומחר בדרך כלל בכמה אלפי שקלים.

כנס בינוני עם עשר עד עשרים עמדות, מנהלים, הקמות והדרכה יכול להגיע לעשרות אלפי שקלים.

אירוע גדול, פעילות ארצית או פרויקט שנמשך מספר ימים עשויים להגיע לסכומים גבוהים יותר.

אין מחיר נכון לפי מספר אורחים בלבד. הצעת המחיר צריכה להיבנות לפי שעות תפקיד ולאחר מכן להוסיף ניהול, נסיעות, הדרכה וציוד.

טעויות נפוצות בתכנון צוות דיילים

1. חישוב לפי כמות אורחים בלבד
   שעת ההגעה והמשימות חשובות יותר מהמספר הכולל.
2. הצבת כל הצוות בכניסה
   לאחר פתיחת האירוע נדרש צוות גם באולמות, במסדרונות ובמתחמים.
3. היעדר עמדה לחריגים
   אורח אחד עם בעיה עלול לעכב תור שלם.
4. חוסר במנהל צוות
   מישהו צריך לנהל הפסקות, שינויים ותקלות.
5. תדריך מאוחר מדי
   הדרכה שנעשית כשהאורחים כבר מגיעים אינה אפקטיבית.
6. התעלמות מזמן ההגעה של העובדים
   הצוות צריך להגיע לפני פתיחת הדלתות כדי להתארגן ולתרגל.
7. אותו פרופיל לכל התפקידים
   רישום, מכירה, VIP והכוונה דורשים יכולות שונות.
8. אין תוכנית גיבוי
   אירוע גדול צריך פתרון לעיכוב, מחלה או שינוי בכמות האורחים.

למה לבחור ב EVENTO+

EVENTO+ מנהלת מאגר גדול של כוח אדם לאירועים ויכולה לבנות צוות לפי אופי הפרויקט, המקום והתפקידים.

עם 15 שנות ניסיון, כ 1,200 אירועים ופרויקטים בשנה ומאגר של כ 3,500 דיילים ודיילות, ניתן לספק צוותים לאירועים קטנים, כנסים, תערוכות, אירועי חברה ופעילויות בפריסה ארצית.

השירות יכול לכלול:

1. חישוב כמות העובדים
2. בניית מפת עמדות
3. בחירת צוות
4. הדרכה ותדריך
5. מערכת רישום
6. דיילות VIP
7. צוותים דוברי שפות
8. מנהלי שטח
9. צוות גיבוי
10. דוחות וסיכום שעות

באירוע מורכב ניתן לשלב את צוותי הדיילות בתוך מעטפת מלאה של ניהול ותפעול אירועים, כך שללקוח יש כתובת אחת לכל המערך.

שאלות נפוצות על כמות דיילים לאירוע

 

כמה דיילים צריך לאירוע

הכמות נקבעת לפי חלון ההגעה, מספר הכניסות, משך הטיפול באורח, כמות האולמות והמשימות. אין יחס קבוע שמתאים לכל אירוע.

כמה דיילים צריך לכנס של 500 איש

כנס של 500 משתתפים יכול לדרוש כ 14 עד 24 אנשי צוות, בהתאם למערכת הרישום, מספר הכניסות, האולמות, אורחי VIP והתערוכה.

כמה דיילים צריך לעמדת רישום

ברישום עם תג מוכן מראש ניתן להתחיל מתכנון של עמדה אחת לכל 70 עד 100 מגיעים בשעת השיא. כאשר מדפיסים תג במקום, מומלץ לתכנן עמדה אחת לכל 35 עד 60 מגיעים.

האם צריך מנהל צוות דיילים

באירוע עם מספר עמדות מומלץ למנות מנהל צוות שאחראי על הגעה, חלוקת משימות, הפסקות, פתרון תקלות ותקשורת עם מנהל האירוע.

כמה דיילות VIP צריך

נקודת פתיחה אפשרית היא דייל אחד לכל 20 עד 40 אורחים חשובים. כאשר נדרש ליווי אישי, פרוטוקול או תיאום הסעות, הכמות עשויה לגדול.

כמה זמן מראש צריך להזמין דיילים

לאירוע קטן מומלץ להזמין לפחות שבועיים עד ארבעה שבועות מראש. לכנס גדול, אירוע בינלאומי או פעילות ארצית מומלץ להתחיל חודשיים עד שלושה חודשים מראש.

האם אפשר להזמין דיילים דוברי אנגלית ושפות נוספות

כן. ניתן לבנות צוותים דוברי עברית, אנגלית ושפות נוספות בהתאם לקהל ולצורכי האירוע.

איך מונעים תורים ברישום

מחשבים את שעת השיא, מקצרים את זמן הטיפול, מפרידים חריגים, מדפיסים תגים מראש ומציבים דייל שממיין את האורחים לפני הכניסה לתור.

כמה עולה צוות דיילים לאירוע

המחיר תלוי בכמות העובדים, שעות הפעילות, סוג התפקיד, מנהלי הצוות, נסיעות, ביגוד והדרכה. הצעת המחיר נבנית לפי שעות תפקיד ולא לפי מספר אורחים בלבד.

האם EVENTO+ מספקת דיילים בפריסה ארצית

כן. ניתן לספק צוותים ומנהלי שטח בצפון, במרכז ובדרום, כולל פרויקטים שמתקיימים במספר מוקדים במקביל.

צריכים צוות לאירוע

שלחו לנו את כמות המשתתפים, חלון ההגעה, מספר הכניסות, סוגי המשימות ושעות הפעילות.

צוות EVENTO+ יבנה עבורכם תוכנית כוח אדם מסודרת הכוללת כמות עובדים, חלוקת עמדות, מנהלים ופתרון גיבוי.

בואו נבנה את צוות האירוע שלכם