איך מתכננים אירוע שיווקי שמניע קהל לפעולה ומייצר תוצאות

אירוע שיווקי הוא מפגש מתוכנן בין מותג לבין קהל, שנועד להוביל לפעולה עסקית ברורה. הפעולה יכולה להיות התנסות במוצר, השארת פרטים, קביעת פגישה, רכישה, חידוש מנוי, יצירת תוכן, הרשמה לשירות או חיזוק הקשר עם לקוחות קיימים.

אירועי שיווק אינם נמדדים רק בכמות המשתתפים, במחיאות כפיים או בתמונות יפות. אירוע שיווקי טוב נבנה סביב מטרה, קהל, מסר, חוויה ומנגנון מדידה שמאפשר להבין מה באמת קרה בעקבות הפעילות.

במסגרת אירועי שיווק וקד״מ 360 של EVENTO+ אנחנו מחברים בין אסטרטגיה, קריאייטיב, הפקה, כוח אדם, תפעול ומדידה. המטרה היא לא רק לגרום לקהל לעצור. המטרה היא לגרום לו להשתתף, להבין, לזכור ולבצע את הפעולה שהוגדרה מראש.

מהו אירוע שיווקי

אירוע שיווקי הוא כלי שמאפשר למותג לצאת מהמסך ולפגוש אנשים בעולם האמיתי. במקום להעביר מסר באמצעות מודעה בלבד, המותג מאפשר לקהל לראות, להרגיש, לטעום, לנסות, לשאול שאלות וליצור קשר עם אנשים שמייצגים אותו.

האירוע יכול להתקיים במקום אחד או במספר מוקדים. הוא יכול להיות מיועד לקהל מוזמן, לעוברים ושבים, ללקוחות קיימים, ללקוחות פוטנציאליים, למשקיעים, לעיתונאים, למשפיענים או לקהילה מקצועית.

הפורמט משתנה בהתאם למטרה. לפעמים מדובר באירוע מותג גדול, לפעמים בפופ אפ, לפעמים בכנס לקוחות ולפעמים במהלך שטח ארצי שמגיע אל הקהל במקום שבו הוא נמצא.

מה אירוע שיווקי צריך להשיג

לפני שבוחרים מקום, עיצוב, תוכן או צוות, צריך להחליט מה אנחנו רוצים שיקרה בעקבות האירוע.

מטרות אפשריות כוללות:

1. יצירת לידים חדשים
2. הצגת מוצר או שירות לקהל מדויק
3. יצירת התנסות ראשונה במוצר
4. הגדלת מכירות או חידוש מנויים
5. קביעת פגישות עם לקוחות פוטנציאליים
6. חיזוק הקשר עם לקוחות קיימים
7. יצירת תוכן לרשתות ולערוצי השיווק
8. יצירת חשיפה תקשורתית
9. חיזוק הנוכחות של המותג באזור או בקרב קהל מסוים
10. איסוף משוב ותובנות מהשטח

אירוע יכול לשרת כמה מטרות, אבל כדאי לבחור מטרה מרכזית אחת. המטרה המרכזית תשפיע על הקהל, הפורמט, המסר, כוח האדם, הטכנולוגיה והדרך שבה מודדים הצלחה.

סוגים מרכזיים של אירועי שיווק

סוג הפעילות	המטרה	הפעולה הרצויה	מה מודדים
אירוע מותג	חיזוק הנוכחות והזכירות של המותג	השתתפות, צילום, שיתוף או הרשמה	כמות משתתפים, זמן שהייה, תוכן ושיתופים
אירוע לקוחות	חיזוק קשר עם לקוחות קיימים	פגישת המשך, הרחבת שירות או חידוש	נוכחות, פגישות, חידושים ושביעות רצון
אירוע השקה	חשיפת מוצר, שירות או מהלך חדש	התנסות, הרשמה, פגישה או יצירת תוכן	לידים, הדגמות, אזכורים ופגישות
פופ אפ	יצירת מפגש זמני ובולט עם הקהל	כניסה, התנסות, רכישה או סריקת קוד	תנועה, התנסויות, מכירות ולידים
אירוע משפיענים ועיתונאים	יצירת חשיפה ותוכן סביב המותג	צילום, סקירה, פרסום או שיתוף	כמות פרסומים, איכות החשיפה ומעורבות
פעילות במספר מוקדים	הגעה לקהלים במספר אזורים	התנסות, רכישה, חידוש או השארת פרטים	ביצועים לפי מוקד, צוות, יום וקהל
כנס שיווקי	מיצוב מקצועי ויצירת קשרים עסקיים	הרשמה, פגישה, ביקור בעמדה או הורדת תוכן	נרשמים, נוכחות, פגישות ולידים

כאשר הפעילות היא אירוע מוזמן הכולל תוכן, דוברים, במה או אורחים עסקיים, ניתן לשלב אותה במסגרת הפקת אירועים עסקיים וכנסים.

מה ההבדל בין אירוע שיווקי לקד״מ

אירוע שיווקי הוא מושג רחב שמתאר מפגש מתוכנן בין מותג לקהל. קד״מ הוא אחד הכלים שיכולים לפעול בתוך המהלך השיווקי או להמשיך אותו בשטח.

אירוע שיווקי יכול להתקיים מול קהל מוזמן, במתחם סגור, בכנס, באירוע לקוחות או באירוע משפיענים. קד״מ מתמקד בדרך כלל במפגש ישיר עם הקהל בקניון, בחנות, בנקודת מכירה, ברחוב, ביריד, בפסטיבל או במספר מוקדים.

החיבור ביניהם יכול להיות חזק במיוחד. אפשר לפתוח את המהלך באירוע מרכזי, ולאחר מכן להמשיך לפעילות שטח שמגיעה לקהלים נוספים. לקריאה רחבה יותר על התחום ניתן לעבור למדריך מה זה קד״מ ואיך הוא מחזק מותגים בשטח.

מה ההבדל בין אירוע שיווקי לאירוע חברה

אירוע חברה פונה בדרך כלל לעובדים ונועד לחזק שייכות, הוקרה, גיבוש ותרבות ארגונית.

אירוע שיווקי פונה בדרך כלל ללקוחות, לקוחות פוטנציאליים, משקיעים, שותפים, תקשורת, משפיענים או קהילה מקצועית. הוא נמדד לפי פעולה עסקית כמו לידים, פגישות, מכירות, חידושים, התנסויות או חשיפה.

יש מקרים שבהם שני התחומים נפגשים. אירוע חברה יכול לכלול השקת מותג מעסיק, גיוס עובדים או יצירת תוכן. גם במקרה כזה חשוב להגדיר מראש מהי המטרה המרכזית של האירוע.

איך מתכננים אירוע שיווקי

1. מגדירים מטרה מדויקת

המטרה צריכה להיות ברורה מספיק כדי שאפשר יהיה למדוד אותה.

במקום לכתוב שהמטרה היא לייצר באז, אפשר להגדיר:

1. לייצר מאתיים התנסויות במוצר
2. לאסוף מאה לידים מתאימים
3. לקבוע עשרים פגישות המשך
4. להביא לקוחות קיימים להכיר שירות חדש
5. להגדיל חידושי מנוי בתקופת הפעילות
6. לייצר שלושים פריטי תוכן איכותיים

המספרים משתנים לפי הפרויקט, אבל עצם הגדרת המדד משפיעה על כל תכנון האירוע.

2. ממפים את קהל היעד

אירוע שיווקי לא צריך לפנות לכולם. הוא צריך לפנות לאנשים שהמסר, המוצר או השירות רלוונטיים עבורם.

המיפוי יכול להתבסס על:

1. אזור מגורים או עבודה
2. גיל ומאפיינים דמוגרפיים
3. תחום עיסוק
4. תפקיד בארגון
5. הרגלי צריכה
6. שפה ותרבות
7. רמת היכרות עם המותג
8. שלב בתהליך הרכישה

המיפוי משפיע על בחירת המקום, שעות הפעילות, השפה, המתנות, המסר והצוות שיוצא לשטח.

3. מחליטים מהי הפעולה המרכזית

האורח צריך להבין מה הדבר הבא שהמותג רוצה שיקרה.

הפעולה יכולה להיות:

1. להתנסות במוצר
2. להירשם
3. להשאיר פרטים
4. לקבוע פגישה
5. להוריד תוכן
6. לסרוק קוד
7. לרכוש
8. לחדש מנוי
9. לשתף תוכן

אירוע שמציג יותר מדי קריאות לפעולה עלול לבלבל את הקהל. עדיף לבחור פעולה מרכזית ולבנות סביבה את המסלול.

4. בוחרים פורמט ומיקום

המיקום צריך להיבחר לפי הקהל והמטרה, ולא רק לפי המראה שלו.

אפשרויות נפוצות כוללות:

1. קניון או מרכז מסחרי
2. נקודת מכירה
3. מתחם פופ אפ
4. כנס או תערוכה
5. אירוע לקוחות
6. אירוע לעיתונאים ומשפיענים
7. מרחב ציבורי
8. פסטיבל או יריד
9. פעילות ניידת במספר מוקדים

במקרים שבהם נדרשת מעטפת מלאה של מקום, ספקים, תוכן ולוגיסטיקה, חשוב לחבר את המהלך לשירותי הפקת אירועים מקצועית.

5. בונים קונספט שמתרגם את המסר לחוויה

הקונספט אינו רק עיצוב. הוא הדרך שבה הקהל מבין את המותג באמצעות הפעילות.

מותג שמדבר על מהירות צריך לייצר מסלול מהיר ונוח. מותג שמדבר על חדשנות צריך להציג חדשנות בהתנסות עצמה. מותג שמדבר על שירות צריך להעניק שירות מדויק מהרגע הראשון.

הקונספט משפיע על המתחם, הצבעים, השילוט, התוכן, המשחק, המתנה, תסריט השיחה והדרך שבה האורח מתקדם בתוך הפעילות.

6. מתכננים את מסע המשתתף

מסע המשתתף מתחיל לפני האירוע וממשיך אחריו.

צריך להגדיר:

1. איך המשתתף שומע על הפעילות
2. מה גורם לו לעצור או להגיע
3. מה הוא רואה בנקודת המפגש
4. מי פונה אליו
5. איזו חוויה הוא עובר
6. איזה מידע הוא מקבל
7. מה מבקשים ממנו לעשות
8. איזה מסר הוא מקבל לאחר הפעילות

ככל שהמסלול פשוט וברור יותר, כך גדל הסיכוי שהמשתתף יגיע לפעולה הרצויה.

7. בוחרים ומדריכים את הצוות

הצוות הוא הפנים של המותג. גם קונספט מצוין עלול להיכשל אם האנשים בשטח אינם יודעים כיצד לפנות לקהל, להסביר את המוצר ולהניע לפעולה.

דיילים ודיילות לאירועים ופעילויות שיווק צריכים לקבל תדריך מסודר הכולל:

1. היכרות עם המותג
2. הסבר על המוצר או השירות
3. מאפייני קהל היעד
4. תסריט פתיחת שיחה
5. שאלות שצריך לשאול
6. מענה להתנגדויות
7. הפעולה הרצויה
8. אופן תיעוד הנתונים
9. כללי הופעה והתנהגות

8. בונים מנגנון לאיסוף מידע ולידים

איסוף לידים צריך להיות מתוכנן מראש ולא להישאר לשלב האחרון.

אפשר להשתמש ברישום מוקדם, טופס קצר, סריקת קוד, סריקת תג שם, משחק אינטראקטיבי, קופון, הורדת תוכן, הגרלה או קביעת פגישה.

חשוב להחליט מי מקבל את הנתונים, תוך כמה זמן חוזרים אל המשתתפים ואיזה מידע באמת נחוץ להמשך הטיפול. איסוף הפרטים צריך להתבצע בהתאם למדיניות הפרטיות ובהסכמה מתאימה.

9. מתכננים תוכן שניתן להשתמש בו גם לאחר האירוע

אירוע שיווקי יכול לייצר תוכן לחודשים קדימה.

אפשר לתכנן מראש:

1. צילום וידאו וסטילס
2. ראיונות קצרים
3. תגובות משתתפים
4. הדגמות מוצר
5. תוכן של משפיענים
6. סרטונים קצרים לרשתות
7. סיכום מקצועי למייל ולבלוג

כאשר הצילום מתוכנן כחלק מהאירוע ולא כתוספת מקרית, מתקבלים חומרים מדויקים יותר לשימוש עתידי.

10. סוגרים מראש את תהליך ההמשך

אירוע שיווקי אינו מסתיים כשהצוות מקפל את המתחם.

עוד לפני יום הפעילות צריך להכין:

1. הודעת תודה
2. תוכן המשך
3. חלוקת לידים
4. סדר עדיפויות לפניות
5. תהליך קביעת פגישות
6. דוח ביצוע
7. פגישת סיכום והפקת לקחים

ליד שקיבל חוויה טובה באירוע אבל לא קיבל המשך בזמן עלול לאבד עניין.

דוגמאות אמיתיות לפעילויות שיווק של EVENTO+

ווסטרן יוניון: להתחיל במיפוי הקהל

בפעילות עבור ווסטרן יוניון המטרה הייתה לקדם את השירות בקרב עובדים זרים החיים בישראל.

לפני היציאה לשטח בוצע מיפוי לפי אזורים, ריכוזי אוכלוסייה, תחומי עבודה ומאפיינים רלוונטיים נוספים. בהתאם למיפוי נבחרו המקומות שבהם ניתן לפגוש את הקהל בצורה ישירה וטבעית.

הצוותים הגיעו לריכוזים עצמם, העניקו מתנות, הסבירו על השירות ועל מבצעים רלוונטיים ויצרו מפגש אישי בגובה העיניים.

העיקרון החשוב במקרה הזה הוא שהפעילות לא התחילה בבחירת עמדה יפה. היא התחילה בהבנת הקהל ובשאלה היכן נכון לפגוש אותו.

מפעל הפיס: לחבר חוויה ליעד מכירתי

בפעילות עבור מפעל הפיס נוהל מערך לקידום, מכירה וחידוש של מנויי פיס בקניונים ובנקודות קצה ברחבי הארץ.

הפעילות שילבה צוותי מכירה והסברה עם משחקים אינטראקטיביים ואפשרות לזכות בהטבות נוספות.

המשחקים נתנו לקהל סיבה לעצור ולהשתתף, והצוותים יכלו להציג את השירות ולחבר את החוויה ליעד המכירה והחידוש.

העיקרון במקרה הזה הוא שחוויה אינה קישוט סביב המכירה. כאשר היא בנויה נכון, היא יוצרת את הרגע שמאפשר לפתוח שיחה ולהניע לפעולה.

איך מודדים הצלחה של אירוע שיווקי

המדד צריך להתאים למטרה. כמות משתתפים היא נתון חשוב, אבל היא אינה מספיקה כדי להבין אם הפעילות הצליחה.

המטרה	מה מודדים	איך מודדים
יצירת לידים	כמות לידים, איכותם ופגישות המשך	טפסים, סריקות ומערכת ניהול לקוחות
מכירה או חידוש	רכישות, חידושים והכנסה	קודים, קופה, מערכת מנויים או קישור אישי
התנסות	כמות התנסויות, זמן השתתפות ומשוב	ספירה, סריקה, תצפית וטופס קצר
חשיפה	תוכן, שיתופים, צפיות ואזכורים	ניטור רשתות, קישורים ונתוני תוכן
חיזוק לקוחות	פגישות, חידושים והרחבת שירות	מערכת לקוחות ומעקב מנהלי תיק
פעילות ארצית	ביצועים לפי מוקד, צוות, יום ושעה	דוחות שטח ומערכת בקרה מרכזית

כמה עולה להפיק אירוע שיווקי

עלות אירוע שיווקי מושפעת מהמטרה, מספר המשתתפים, מספר המוקדים, המיקום, הבינוי, המיתוג, הטכנולוגיה, כוח האדם, הצילום והלוגיסטיקה.

כטווחי תכנון כלליים בלבד:

1. אירוע ממוקד או פעילות במוקד אחד יכולים לנוע סביב 60,000 עד 150,000 שקלים
2. אירוע מותג או מהלך בינוני יכולים לנוע סביב 150,000 עד 400,000 שקלים
3. מהלך ארצי עם מספר מוקדים, בינוי, ציוד, צוותים ולוגיסטיקה יכול לעבור 400,000 שקלים

הטווחים אינם מחירון ואינם הצעת מחיר. פעילות קטנה עם טכנולוגיה מורכבת יכולה לעלות יותר מפעילות גדולה עם מבנה פשוט. הדרך הנכונה היא להגדיר מטרות ותקציב, ולאחר מכן לבנות את הפורמט שמייצר את הערך הגבוה ביותר.

כמה זמן מראש מתכננים אירוע שיווקי

אירוע ממוקד יכול לדרוש ארבעה עד שמונה שבועות של תכנון.

אירוע בינוני הכולל מקום, מיתוג, צוותים, תוכן וטכנולוגיה ידרוש בדרך כלל שמונה עד שישה עשר שבועות.

מהלך ארצי, פעילות במספר מוקדים או הפקה הכוללת בינוי מורכב עשויים לדרוש ארבעה עד שישה חודשים ואף יותר.

ככל שמתחילים מוקדם יותר, ניתן לבדוק יותר חלופות, לנהל תקציב בצורה טובה יותר ולהימנע מהחלטות יקרות שמתקבלות בלחץ.

טעויות נפוצות בתכנון אירועי שיווק

1. בחירת קונספט לפני הגדרת מטרה
   רעיון יפה אינו מספיק אם הוא אינו מוביל לפעולה עסקית.
2. פנייה לקהל רחב מדי
   מסר שמנסה להתאים לכולם בדרך כלל אינו מדויק לאף אחד.
3. בחירת מקום לפי מראה בלבד
   המיקום צריך להתאים לקהל, לשעות הפעילות ולמטרה.
4. העמסת יותר מדי מסרים
   הקהל צריך להבין במהירות מה המותג מציע ומה הוא רוצה ממנו.
5. צוות שלא עבר הדרכה
   הצוות צריך לדעת לדבר את המותג ולהוביל את המשתתף לפעולה.
6. איסוף נתונים ללא תהליך המשך
   לידים אינם שווים הרבה אם אף אחד אינו חוזר אליהם בזמן.
7. מדידה רק לפי כמות משתתפים
   צריך למדוד את הפעולה והתוצאה, ולא רק את התנועה.

למה להפיק אירוע שיווקי עם EVENTO+

אירוע שיווקי מחבר בין כמה מערכות שצריכות לעבוד יחד. קריאייטיב, מקום, מיתוג, כוח אדם, תפעול, ציוד, תוכן, איסוף נתונים ומדידה.

ב EVENTO+ ניתן לרכז את המהלך תחת ניהול אחד, משלב הבריף והמיפוי ועד הביצוע והדוח המסכם.

השירות יכול לכלול:

1. אפיון מטרות וקהל
2. פיתוח קונספט
3. מיפוי מוקדים
4. בחירת מקומות
5. מיתוג ובינוי
6. גיוס והדרכת צוותים
7. ציוד ומשחקים אינטראקטיביים
8. ניהול לוגיסטיקה
9. ניהול הפעילות בזמן אמת
10. איסוף נתונים ודוחות ביצוע

המטרה היא לתת למותג כתובת אחת שמבינה גם את החוויה וגם את התוצאה העסקית.

שאלות נפוצות על אירועים שיווקיים

מהו אירוע שיווקי

אירוע שיווקי הוא מפגש מתוכנן בין מותג לקהל, שנועד להוביל לפעולה עסקית כמו התנסות, הרשמה, השארת פרטים, רכישה, חידוש, פגישה או יצירת תוכן.

מה ההבדל בין אירוע שיווקי לקד״מ

אירוע שיווקי הוא מושג רחב שיכול לכלול אירועי לקוחות, השקות, פופ אפים וכנסים. קד״מ הוא כלי שמתמקד בדרך כלל במפגש ישיר עם הקהל בשטח, בנקודות מכירה, בקניונים ובמרחבים ציבוריים.

כמה עולה להפיק אירוע שיווקי

אירוע ממוקד יכול לנוע סביב 60,000 עד 150,000 שקלים. אירוע בינוני יכול לנוע סביב 150,000 עד 400,000 שקלים, ומהלך ארצי מורכב יכול לעלות יותר. המחיר נקבע לפי המטרה, המוקדים, התכולה ורמת ההפקה.

כמה זמן מראש צריך להתחיל לתכנן

אירוע ממוקד יכול לדרוש ארבעה עד שמונה שבועות. אירוע בינוני ידרוש בדרך כלל שמונה עד שישה עשר שבועות, ומהלך ארצי מורכב עשוי לדרוש ארבעה עד שישה חודשים.

איך מודדים הצלחה של אירוע שיווקי

מודדים לפי המטרה שהוגדרה מראש, למשל כמות לידים, פגישות, מכירות, חידושים, התנסויות, תוכן שנוצר, זמן השתתפות ושביעות רצון.

האם אפשר להפיק אירועי שיווק במספר מוקדים

כן. אפשר לבנות פעילות ארצית עם שפה אחידה, ערכות הפעלה, צוותים מקומיים, מנהלי אזור, תדריכים, בקרה ודוחות ביצוע לפי מוקד.

איך אוספים לידים באירוע שיווקי

אפשר להשתמש ברישום, טפסים, סריקת קודים, משחקים אינטראקטיביים, קופונים, הורדת תוכן או קביעת פגישות. חשוב להכין מראש תהליך לטיפול בלידים לאחר האירוע.

האם EVENTO+ מספקת גם צוותים לאירוע

כן. ניתן לספק דיילים, דיילות, נציגי מכירה, מנהלי שטח, צוותי הקמה, צוותי תפעול ואנשי לוגיסטיקה בהתאם למבנה הפעילות.

האם אפשר לשלב אירוע השקה במהלך שיווקי

כן. אירוע השקה יכול להיות נקודת הפתיחה של המהלך, ולאחריו ניתן להמשיך לפעילויות שטח, פופ אפים, נקודות מכירה ואירועים במספר מוקדים. להרחבה ניתן לקרוא את המדריך איך מארגנים אירוע השקה מוצלח.

מתכננים אירוע שיווקי

ספרו לנו מה אתם רוצים שיקרה, מי הקהל, איפה תרצו לפגוש אותו ומה התקציב המשוער.

צוות EVENTO+ יבנה עבורכם מהלך שמחבר בין מסר, חוויה, אנשים ותוצאה עסקית.

בואו נבנה את האירוע השיווקי הבא שלכם