איך מתכננים אירוע חברה לחברת הייטק שמחבר בין אנשים וצוותים

אירוע חברה לחברת הייטק צריך לחבר בין אנשים שונים בלי לנסות להכריח את כולם ליהנות באותה הדרך.

התכנון הנכון מתחיל בהגדרת מטרה, ממשיך במיפוי העובדים והמחלקות, ומסתיים בבניית מספר אפשרויות השתתפות לצד רגעים משותפים שמחברים את הארגון כולו.

בחברות טכנולוגיה ובארגונים גדולים ניתן למצוא אנשי פיתוח, מוצר, מכירות, שירות, תפעול, ייצור, הנהלה ועובדים מרחוק. לכל קבוצה יש אופי אחר, קצב אחר וציפיות שונות מהאירוע.

לכן הפקת אירועי חברה לחברות וארגונים אינה מתחילה בבחירת אטרקציה. היא מתחילה בהבנת האנשים, התרבות הארגונית והתחושה שהחברה רוצה לייצר.

למה אירוע חברה לחברת הייטק דורש תכנון מדויק

אירוע חברה הוא אחד הרגעים היחידים שבהם עובדים ממחלקות, תפקידים ודרגים שונים נפגשים מחוץ לשגרת העבודה.

זה יכול להיות יום גיבוש, מסיבת חברה, אירוע קיץ, אירוע סוף שנה, נופש חברה, אירוע לציון הישג או יום תוכן שמשלב פעילות וחוויה.

בחברות טכנולוגיה הציפיות מהאירוע עשויות להיות גבוהות. העובדים רגילים לחוויות דיגיטליות, לעיצוב מדויק, לתוכן מהיר ולבחירה. מצד שני, לא כל אירוע צריך להיות עמוס בטכנולוגיה ובגימיקים.

האירוע צריך להרגיש מחובר לחברה, אבל לא כמו עוד יום במשרד. הוא צריך לתת לעובדים להשתחרר, להכיר אנשים חדשים ולהרגיש שהשקיעו בהם באמת.

העיקרון החשוב ביותר: לא כולם צריכים ליהנות באותה הדרך

אחת הטעויות הנפוצות היא לבנות פעילות מרכזית אחת ולהניח שכל העובדים ירצו להשתתף בה.

בפועל, יש עובדים שאוהבים פעילות ספורטיבית, עובדים שמעדיפים אוכל ושיחה, עובדים שרוצים תחרות, עובדים שרוצים לרקוד ועובדים שצריכים זמן רגוע יותר.

הפתרון אינו לבטל את החוויה המשותפת. הפתרון הוא לבנות אירוע עם כמה מסלולי השתתפות:

1. פעילויות אתגריות למי שרוצה תנועה ואדרנלין
2. מתחמי ישיבה ואירוח למי שמעדיף קצב רגוע
3. פעילויות קבוצתיות שיוצרות חיבור בין מחלקות
4. תוכן משותף שמרכז את כולם בנקודות הנכונות
5. מוזיקה ומסיבה למי שרוצה להמשיך את היום באנרגיה גבוהה
6. אפשרות להשתתף בלי להרגיש שמכריחים אף אחד

כאשר העובדים יכולים לבחור, רמת ההשתתפות עולה והאירוע מרגיש אישי יותר.

מה אירוע החברה צריך להשיג

לפני שמתחילים לבנות קונספט, צריך להגדיר מה החברה רוצה שיקרה בעקבות האירוע.

מטרת האירוע	מה צריך לקרות באירוע	כיצד ניתן למדוד
חיבור בין מחלקות	פעילויות מעורבות ומפגשים שאינם נשארים בתוך צוותים קבועים	השתתפות, משוב ושיחות בין עובדים ממחלקות שונות
חיזוק מיתוג מעסיק	חוויה שמתאימה לערכים, לשפה ולתרבות של החברה	תוכן שנוצר, שיתופים, תגובות ומשוב עובדים
הוקרה לעובדים	אירוח איכותי, תשומת לב לפרטים ותוכן שמביע הערכה	שביעות רצון ותחושת הערכה בסקר לאחר האירוע
שחרור מהשגרה	שינוי אווירה, בחירה, טבע, מוזיקה ופעילויות שאינן קשורות לעבודה	רמת השתתפות, זמן שהייה ותגובות העובדים
ציון הישג או אבן דרך	רגע משותף שמחבר בין הסיפור העסקי לאנשים שהובילו אותו	נוכחות, מעורבות והבנת המסר הארגוני
חיבור הנהלה ועובדים	פעילות שבה הדרגים השונים נפגשים בצורה טבעית ולא פורמלית	משוב, השתתפות משותפת ונוכחות הנהלה לאורך האירוע

איך מתכננים אירוע חברה לחברת הייטק

1. מגדירים מטרה אחת מרכזית

אירוע יכול להיות גם מגבש, גם מפנק וגם חגיגי, אבל כדאי לבחור מטרה אחת שמנהלת את התכנון.

לדוגמה:

1. לחבר בין עובדים חדשים לוותיקים
2. ליצור היכרות בין צוותי פיתוח, מכירות ותפעול
3. לחבר בין עובדי ייצור לעובדי הנהלה
4. לחגוג הישג עסקי
5. להחזיר תחושת שייכות לאחר תקופת עבודה מרחוק
6. להוקיר את העובדים לאחר תקופה עמוסה

המטרה משפיעה על הקונספט, הפעילויות, אופן חלוקת הקבוצות, לוח הזמנים והמסר שההנהלה מעבירה.

2. ממפים את קהל העובדים

לא מספיק לדעת כמה אנשים מגיעים. צריך להבין מי הם.

המיפוי יכול לכלול:

1. מחלקות ותפקידים
2. גילים וטווחי ותק
3. עובדי משרד ועובדי שטח
4. עובדי ייצור והנהלה
5. צוותים מקומיים ועובדים מחוץ לארץ
6. עובדים דוברי שפות שונות
7. מגבלות תזונה ונגישות
8. רמת ההיכרות בין המשתתפים
9. עובדים שמעדיפים פעילות ועובדים שמעדיפים אירוח רגוע

המיפוי עוזר לבנות אירוע שמרגיש שייך לאנשים ולא רק ללוגו של החברה.

3. בוחרים קונספט שמחובר לתרבות הארגונית

קונספט אינו רק צבעים ועיצוב. הוא הרעיון שמחבר בין המקום, הפעילויות, האוכל, המוזיקה והתוכן.

חברה שמדברת על חדשנות אינה חייבת להעמיס מסכים וטכנולוגיה. היא יכולה לבטא חדשנות דרך דרך הרשמה חכמה, בחירה אישית של פעילויות, תוכן מפתיע או מסלול אירוע שאינו צפוי.

חברה שמדברת על שיתוף פעולה יכולה לבנות משימות שמחייבות אנשים ממחלקות שונות לעבוד יחד.

חברה שרוצה להוקיר עובדים יכולה להשקיע באירוח, בפרטים אישיים ובתוכן שמציג את האנשים שמאחורי ההצלחה.

להשראה נוספת ניתן לקרוא את המדריך שלנו עם רעיונות לאירוע חברה לעובדים.

4. בוחרים מקום לפי מטרת האירוע

המקום משפיע על כל החוויה.

אירוע במשרדים מתאים להרמת כוסית, השקת חלל חדש או מפגש קצר.

אולם או מתחם אורבני מתאימים למסיבת חברה, אירוע קונספט או ערב חגיגי.

חוף, יער, מדבר או מתחם פתוח מתאימים ליום גיבוש, פעילות קבוצתית ואירוע שמטרתו לנתק את העובדים מהשגרה.

נופש או אירוע עם לינה מתאימים כאשר רוצים ליצור תהליך עמוק יותר ולתת לעובדים זמן אמיתי להכיר.

בבחירת מקום צריך לבדוק גם חניה, הסעות, נגישות, צל, חשמל, שירותים, רישוי, רעש, בטיחות ופתרון למזג אוויר.

לפעילויות שמחברות בין טבע, תוכן וחוויה ניתן להיעזר גם בעמוד ימי גיבוש ונופשים לחברות.

5. בונים כמה מסלולי השתתפות

באירוע גדול מומלץ לאפשר בחירה בין כמה פעילויות.

לדוגמה:

1. פעילות מים או ספורט
2. טיול או פעילות שטח
3. משחק קבוצתי
4. סדנה יצירתית
5. מתחם רוגע וטיפולים
6. מתחם אוכל וישיבה
7. משחקים אינטראקטיביים
8. תוכן, הופעה או מסיבה

הבחירה נותנת לכל עובד מקום, אבל צריך לשמור גם על נקודות משותפות שבהן הארגון כולו נפגש.

6. יוצרים רגעים משותפים

אירוע שמפצל את העובדים לפעילויות בלבד עלול להסתיים בלי תחושה של אירוע חברה.

לכן כדאי לבנות רגעים שבהם כולם נפגשים:

1. פתיחה משותפת
2. ארוחה מרכזית
3. ברכה קצרה מההנהלה
4. משימה קבוצתית
5. הופעה
6. מסיבה
7. רגע הוקרה או ציון הישג

הרגעים המשותפים יוצרים את הסיפור שהעובדים לוקחים איתם מהאירוע.

7. בונים לוח זמנים שלא מרגיש כמו יום עבודה

אחת הטעויות באירועי חברה היא לבנות לו״ז צפוף מדי.

עובדים אינם צריכים לעבור ממשימה למשימה בלי זמן לנשום, לאכול ולדבר.

לוח זמנים טוב כולל:

1. זמן הגעה נוח
2. ארוחת פתיחה
3. הסבר קצר וברור
4. פעילויות באורך מתאים
5. זמן חופשי
6. מעברים מסודרים
7. רגע משותף
8. סיום שמרגיש כמו שיא ולא כמו דעיכה

8. מתכננים אוכל, נגישות ורווחת עובדים

האוכל הוא חלק משמעותי מחוויית העובד.

צריך להתאים את ההסעדה לשעות האירוע, למיקום, למזג האוויר ולמשך הפעילות.

חשוב לאסוף מראש מידע על כשרות, טבעונות, אלרגיות, רגישויות וצרכים מיוחדים.

באירועי שטח צריך לתכנן גם מים, צל, אזורי מנוחה, שירותים, נקודות עזרה ראשונה ונגישות למי שאינו יכול להשתתף בפעילות פיזית.

9. מחברים את האירוע למיתוג המעסיק

מיתוג מעסיק אינו אומר לשים לוגו בכל פינה.

האירוע צריך לבטא את מה שהחברה רוצה שהעובדים ירגישו:

1. שחושבים עליהם
2. שהחברה מכירה בהשקעה שלהם
3. שיש להם מקום גם מחוץ לתפקיד המקצועי
4. שההנהלה נגישה ונוכחת
5. שהם חלק מארגון עם תרבות אמיתית

ניתן לשלב שפה עיצובית, תוכן, סיפורי עובדים, מתנות, צילום, מסרים מההנהלה ופעילויות שמתחברות לערכי החברה.

10. מנהלים את ההפקה ואת תוכנית הגיבוי

אירוע חברה גדול כולל ספקים, הסעות, מזון, ציוד, רישום, פעילויות, צוותים, בטיחות ולוחות זמנים שתלויים זה בזה.

הפקת אירועים מקצועית צריכה לכלול מנהל פרויקט אחד שמרכז את כל הגורמים ומחזיק תמונה מלאה של האירוע.

באירועי חוץ צריך להכין תוכנית חלופית למזג אוויר, תקלה טכנית, עיכוב בהסעות, שינוי בכמות המשתתפים או פעילות שלא ניתן לקיים.

ביום האירוע נדרש צוות של ניהול ותפעול אירועים שיודע לפתור בעיות בלי להעביר אותן אל הלקוח.

מקרה אמיתי: יום החברה של מיטרוניקס בחוף דוגה

EVENTO+ הפיקה עבור מיטרוניקס יום גיבוש בשילוב אירוע חברה לכ 550 עובדים בחוף דוגה שבכנרת.

המטרה המרכזית הייתה לחבר בין עובדי הייצור לעובדי ההנהלה, כך שכל אחד ירגיש שיש לו מקום באירוע, יוכל להשתחרר מהשגרה וליהנות כחלק מקבוצה אחת.

האירוע כלל:

1. ארוחת בוקר וארוחת צהריים לעובדים
2. מתחם זולה על שפת הכנרת
3. פעילות סאפים
4. טיולי גיפים
5. משימות הישרדות קבוצתיות
6. חלוקה לקבוצות מעורבות
7. מסיבת אוזניות מושקעת

EVENTO+ הייתה אחראית על כל תהליך ההפקה, משלב הרעיון והתכנון ועד ניהול הספקים, ההסעדה, הפעילויות, כוח האדם, הלוגיסטיקה והניהול בשטח.

האתגר המרכזי היה לבנות אירוע אחד שמתאים לקהל גדול ומגוון. מצד אחד עובדים שרצו פעילות, תחרות ואדרנלין. מצד שני עובדים שרצו לשבת, לדבר, ליהנות מהכנרת ולהשתחרר בקצב שלהם.

הפתרון היה לבנות כמה חוויות במקביל לצד נקודות מפגש משותפות. כך העובדים יכלו לבחור את הדרך שבה הם משתתפים, אבל עדיין להרגיש שהם חלק מאירוע ארגוני אחד.

מה אפשר ללמוד מהאירוע של מיטרוניקס

1. מטרה ארגונית צריכה להוביל את הקונספט
   המטרה לא הייתה רק יום כיף. המטרה הייתה לחבר בין קבוצות עובדים שונות.
2. בחירה מגדילה השתתפות
   השילוב בין סאפים, גיפים, משימות, זולה ומסיבה נתן מקום להעדפות שונות.
3. פעילות קבוצתית יכולה לשבור מחיצות
   חלוקה לקבוצות מאפשרת לעובדים להכיר אנשים שלא נמצאים איתם בשגרת העבודה.
4. מתחם רגוע חשוב לא פחות מהאטרקציות
   לא כל משתתף רוצה להיות בתנועה לאורך כל היום.
5. הסיום צריך להרגיש כמו שיא
   מסיבת האוזניות יצרה מעבר מהפעילות היומית לחוויה חגיגית משותפת.

איך מתאימים אירוע לחברת הייטק גלובלית או היברידית

בחברות שבהן עובדים ממספר מדינות או עובדים מרחוק, האירוע יכול להיות הזדמנות נדירה למפגש פנים אל פנים.

במקרה כזה כדאי לתכנן:

1. תוכן ושילוט בעברית ובאנגלית
2. דיילים ואנשי צוות דוברי שפות
3. פעילויות שאינן תלויות בידע מקומי
4. זמן חופשי לשיחות ולהיכרות
5. הסעות ולינה לפי זמני טיסות
6. התאמות תרבותיות ותזונתיות
7. צילום ותוכן לעובדים שלא יכלו להגיע
8. חיבור בין המשתתפים עוד לפני האירוע

כאשר עובדים מגיעים מחוץ לארץ, חשוב להתייחס גם לאירוח, להסעות, למלונות ולמידע שהם צריכים לקבל לפני ההגעה.

כמה עולה אירוע חברה לחברת הייטק

המחיר מושפע מכמות המשתתפים, המקום, ההסעדה, הפעילויות, ההפקה הטכנית, המיתוג, ההסעות, כוח האדם ורמת החוויה.

הטווחים הבאים הם טווחי תכנון כלליים לאירוע חברה בהפקה מלאה, ואינם מחירון או הצעת מחיר:

גודל האירוע	טווח תכנון כללי	מה עשוי להיכלל
עד 100 עובדים	80,000 עד 180,000 שקלים	מקום, אוכל, תוכן, מיתוג והפקה בסיסית עד בינונית
100 עד 300 עובדים	160,000 עד 450,000 שקלים	מספר פעילויות, במה, תוכן, הסעדה, צוותים ומיתוג
300 עד 700 עובדים	300,000 עד 900,000 שקלים	מתחם גדול, פעילויות מקבילות, הסעות, תפעול והפקה מורכבת
נופש, אירוע בינלאומי או מספר ימים	600,000 שקלים ומעלה	לינה, טיסות, הסעות, תוכן, הפקה ולוגיסטיקה רחבה

אירוע קטן עם טכנולוגיה, בינוי או תוכן מורכב יכול לעלות יותר מאירוע גדול במבנה פשוט.

הדרך הנכונה היא להגדיר מראש תקציב, מטרות ורכיבים שחייבים להיות באירוע, ורק לאחר מכן לבחור את הפורמט.

כמה זמן מראש מתחילים לתכנן

1. אירוע עד 100 עובדים מומלץ להתחיל לתכנן שישה עד עשרה שבועות מראש
2. אירוע של 100 עד 300 עובדים מומלץ להתחיל שלושה עד ארבעה חודשים מראש
3. אירוע של 300 עובדים ומעלה מומלץ להתחיל ארבעה עד שישה חודשים מראש
4. נופש חברה או אירוע בינלאומי מומלץ להתחיל לפחות שישה חודשים מראש

בתאריכים מבוקשים כמו פורים, קיץ וסוף שנה כדאי להתחיל מוקדם יותר כדי לשמור על מבחר של מקומות וספקים.

איך מודדים הצלחה של אירוע חברה

הצלחת האירוע אינה נמדדת רק בכמות העובדים שהגיעו.

ניתן למדוד:

1. אחוז הרשמה והגעה
2. השתתפות בכל פעילות
3. שביעות רצון כללית
4. תחושת חיבור בין מחלקות
5. משוב על האוכל, המקום והתוכן
6. כמות תוכן ושיתופים שנוצרו
7. משוב מנהלים ומנהלי צוותים
8. עמידה בתקציב ובלוחות הזמנים
9. רצון העובדים להשתתף באירועים עתידיים

מומלץ לשלוח סקר קצר ביום שלאחר האירוע, כאשר החוויה עדיין טרייה.

טעויות נפוצות בהפקת אירועי חברה לחברות הייטק

1. בחירת אטרקציה לפני הגדרת מטרה
   פעילות מרשימה אינה בהכרח הפעילות הנכונה לארגון.
2. הנחה שכל העובדים רוצים אותה חוויה
   אירוע מגוון צריך לאפשר כמה דרכי השתתפות.
3. לוח זמנים עמוס מדי
   עובדים צריכים גם זמן חופשי לשיחה ולמנוחה.
4. מיתוג מוגזם
   העובדים כבר יודעים איפה הם עובדים. החוויה חשובה יותר מכמות הלוגואים.
5. חוסר התאמה לעובדים מחוץ לארץ
   שפה, אוכל, תחבורה ותרבות צריכים להיכנס לתכנון.
6. היעדר תוכנית גיבוי
   אירוע חוץ חייב להחזיק חלופה למזג אוויר ולשינויים.
7. חוסר מדידה
   בלי מטרה ומדדים קשה להבין מה האירוע השיג.

למה להפיק את האירוע עם EVENTO+

EVENTO+ מרכזת תחת קורת גג אחת את הקריאייטיב, ההפקה, כוח האדם, התפעול והלוגיסטיקה.

עם 15 שנות ניסיון, כ 1,200 אירועים בשנה ומאגר של אלפי אנשי צוות, אנחנו יכולים לבנות אירועי חברה לצוותים קטנים, לחברות הייטק, לארגונים גדולים ולחברות שמפעילות עובדים במספר אתרים.

השירות יכול לכלול:

1. אפיון מטרות וקהל
2. פיתוח קונספט
3. בחירת מקום
4. בניית תקציב
5. פעילויות ותוכן
6. הסעדה וברים
7. במה והפקה טכנית
8. מיתוג ועיצוב
9. הסעות ולוגיסטיקה
10. כוח אדם ותפעול
11. רישוי ובטיחות
12. ניהול מלא ביום האירוע

המטרה היא שמנהלי הרווחה, משאבי האנוש והשיווק יוכלו להיות חלק מהאירוע ולא לנהל אותו מהטלפון.

למידע נוסף ניתן לעבור לעמוד הפקת אירועי חברה בהתאמה לארגון.

שאלות נפוצות על אירועי חברה לחברות הייטק

מה חשוב באירוע חברה לחברת הייטק

האירוע צריך להתאים לתרבות החברה, לקהל העובדים ולמטרה הארגונית. מומלץ לשלב כמה דרכי השתתפות לצד רגעים משותפים שמחברים את כולם.

כמה עולה אירוע חברה לחברת הייטק

אירוע קטן בהפקה מלאה יכול להתחיל סביב 80,000 שקלים. אירועים בינוניים וגדולים יכולים לנוע ממאות אלפי שקלים ועד סכומים גבוהים יותר, בהתאם לכמות המשתתפים, המקום, הפעילויות ורמת ההפקה.

כמה זמן מראש צריך לתכנן אירוע חברה

אירוע בינוני מומלץ להתחיל לתכנן שלושה עד ארבעה חודשים מראש. אירוע גדול, נופש חברה או אירוע בינלאומי עשויים לדרוש ארבעה עד שישה חודשים ואף יותר.

איך מתאימים אירוע לעובדים עם העדפות שונות

בונים מספר פעילויות במקביל, מאפשרים בחירה ויוצרים נקודות משותפות כמו ארוחה, תוכן או מסיבה. כך כל עובד יכול ליהנות בדרך שמתאימה לו ועדיין להרגיש חלק מהאירוע.

איך מחברים בין הנהלה לעובדים באירוע חברה

מומלץ לשלב את ההנהלה בפעילויות, בקבוצות ובזמן החופשי, ולא להשאיר אותה רק על הבמה. מפגש טבעי ולא פורמלי מסייע לשבור מחיצות.

האם אפשר לשלב יום גיבוש ומסיבה באותו אירוע

כן. ניתן להתחיל בארוחה ופעילויות גיבוש, להמשיך בזמן חופשי ולסיים בהופעה או מסיבה. חשוב לתכנן את המעברים כך שהאירוע ירגיש כמו חוויה אחת.

האם אפשר להפיק אירוע ליותר מ 500 עובדים

כן. אירוע גדול דורש חלוקה למתחמים, מספר פעילויות, צוותי תפעול, רישום, הסעות, בטיחות ולוח זמנים שמנהל את תנועת הקהל.

איך מודדים הצלחה של אירוע חברה

ניתן למדוד הרשמה, הגעה, השתתפות, שביעות רצון, חיבור בין מחלקות, משוב מנהלים, תוכן שנוצר ועמידה בתקציב.

האם EVENTO+ מפיקה אירועי חברה בכל הארץ

כן. EVENTO+ מפיקה אירועי חברה, ימי גיבוש ונופשים בצפון, במרכז ובדרום, כולל הקמת מתחמים בשטח פתוח.

מתכננים אירוע חברה לחברת הייטק

שלחו לנו את מספר העובדים, מטרת האירוע, התאריך והתקציב המשוער.

נבנה עבורכם אירוע שנותן מקום לאנשים שונים, מחבר בין צוותים ומבטא את התרבות הארגונית שלכם.

בואו נתחיל לתכנן את אירוע החברה הבא