הפקת אירועי חברה – איך מפיקים אירוע חברה מוצלח?

חברות רבות במשק כבר הבינו מזמן את הערך הרב שיש בקיום של אירועי חברה לעובדים. באופן טבעי, הפקת אירוע חברה היא משימה מורכבת, שכוללת פרטים רבים. לכן, על מנת להבטיח שההפקה מתבצעת ברמה הטובה ביותר ושהאירוע מתנהל כראוי, מומלץ לפנות אל חברת הפקת אירועים וכנסים. חברה כזו מעסיקה מפיקי אירועים לחברות בעלי ניסיון ומומחיות, שידאגו לכך שהאירוע יזכה להצלחה מרובה.

5 יתרונות של הפקת אירוע לעובדים

כאמור, הפקת אירועי חברה הפכה לפופולארית במיוחד בארגונים גדולים, אך גם חברות קטנות יותר נוהגות לארגן אירועים מסוג זה. ישנם כמה יתרונות עיקריים, בעקבותיהם הפקת אירועים לחברות הפכה לנפוצה כל כך:

1. הזדמנות ליצירת קשרים חברתיים וגיבוש של העובדים, באמצעות בילוי מהנה והשתתפות בפעילויות, שמסייעות להם להכיר טוב יותר זה את זה.
2. חיזוק תחושת השייכות של העובדים לחברה, יצירת גאוות יחידה וחיבור שלהם למותג.
3. העלאת המורל, המוטיבציה והתפוקה, כתוצאה מכך שהאירוע יוצר בקרב העובדים תחושת ערך. ההשקעה של החברה בעובדים, עשויה גם לייצר אצלם מחויבות גבוהה יותר. 
4. שיפור תדמית החברה בקרב העובדים, הלקוחות והשותפים העסקיים, מכיוון שעצם ההשקעה באירוע כזה מציגה אותה כבעלת ערכים חיוביים. 
5. משיכה וגיוס של עובדים חדשים, שרואים אותה כחברה אטרקטיבית שכדאי לעבוד בה. 

הפקת אירועים לחברות הייטק ולחברות קטנות

בחברות גדולות כמו חברות הייטק ישנה לרוב מחלקת משאבי אנוש, שבין תפקידיה הפקת אירועי חברה. אלא שהוצאה לפועל של אירוע בסדר גודל כזה, דורשת ניסיון רב, מומחיות גבוהה ויכולת הפקה ברמה המקצועית ביותר. לכן, מומלץ שלא לנסות להתמודד עם המשימה באופן עצמאי, ולהיעזר בחברה שהמומחיות שלה היא הפקת אירועים וכנסים. הדבר נכון גם כאשר מדובר בחברה קטנה, שאין לה מחלקת משאבי אנוש כלל.

בין היתר, חברה להפקת אירועים תבצע את המשימות הבאות:

• מציאת מקום מתאים לקיום האירוע, בין אם מדובר באולם או בשטח פתוח
• סגירת חוזים עם ספקים שונים לפי דרישות החברה, ביניהן חברות קייטרינג, חברות הגברה ותאורה, חברות ציוד ועוד
• ארגון הסעות לעובדים במידה והאירוע מתקיים בסביבה מרוחקת ממקום העבודה
• בחירה וביצוע של כל פרטי העיצוב והנראות של מקום האירוע
• עיצוב ופרסום ההזמנות לעובדים ולאורחים חיצוניים
• דאגה לביטוח מלא לכל העובדים ויתר הנוכחים באירוע
• גיוס כוח אדם מתאים, כמו מלצרים, ברמנים, דיילים, סדרנים, טכנאים, מובילים ועוד
• ניהול האירוע עצמו על מנת שהוא יעבור בצורה חלקה וללא תקלות

מעבר לניסיון הלוגיסטי והביצועי, צריך לקחת בחשבון שעבודה עם חברה המתמחה בהפקת אירועים כאלה חוסכת זמן, מאמץ וכמובן כסף. חברה שעובדת באופן שוטף עם הספקים הרלוונטיים, יכולה לקיים איתם משא ומתן ולקבל את המחירים הנוחים ביותר.

איך בוחרים נושא לאירוע חברה?

מעבר לכל המשימות הלוגיסטיות, אחד היתרונות המשמעותיים ביותר של מפיקי אירועים לחברות, הוא החלק שהם לוקחים ביצירת הקונספט של האירוע. ההחלטה על סגנון האירוע והתוכן שלו היא לעיתים החלטה מורכבת, שצריכה לקחת בחשבון הרבה מאד שיקולים – החל מכמות המשתתפים ועד למסגרת התקציב. חברה בעלת ניסיון תוכל להציע עשרות רעיונות מעניינים וייחודיים, שיהפכו את האירוע למוצלח ולבלתי נשכח. 

הבחירה בקונספט תתבצע רק לאחר הבנה עמוקה של הרצונות של החברה, ביניהן המטרות המדויקות של האירוע; הסגנון, הגילאים וההעדפות של העובדים; ערכי החברה, התרבות הארגונית והעולם בו היא פועלת, וכדומה. בין האירועים שנהוג להפיק ניתן למצוא מסיבות תוכן שונות, הופעות מוזיקליות, הופעות סטנדאפ, אירועים ספורטיביים ועוד. מרגע שנבחר התוכן העיקרי של האירוע ונקבעה מסגרת התקציב, צוות ההפקה יכול להתחיל לעבוד, תוך דיווח שוטף על התקדמות ההפקה לנציגי החברה.

איוונטו פלוס – הפקה מקצועית של אירועי חברה 

אם אתם מתכננים אירוע חברה, לא משנה מאיזה סוג וגודל, ואין לכם את הזמן והיכולת לארגן אותו בעצמכם – אנחנו ב"איוונטו פלוס" נדאג להפיק ולנהל אותו עבורכם מא' ועד ת'. המפיקים המקצוענים שלנו ישמעו מכם על החברה והעובדים, על הרצונות שלכם ועל המטרות שהאירוע צריך לענות עליהן. מאותו הרגע תוכלו להשתחרר מכל המטלות הכרוכות בהוצאה של האירוע לפועל – החל ממציאת מקום מתאים, דרך משא ומתן וסגירת חוזים עם הספקים, ועד להפקה של אלמנטים עיצוביים ומיתוגיים. כל אלה נעשים על ידינו באופן המוקפד ביותר ובתשומת לב מירבית, על מנת שכל היבט של האירוע שלכם יתבצע ללא דופי.

אחד היתרונות המשמעותיים שלנו הוא, שבשונה מחברות אחרות אנחנו מספקים את המעטפת המלאה של כל ההיבטים הכרוכים בהפקת האירוע, תחת קורת גג אחת. הדבר חוסך מכם עבודה עם כמה ספקים שונים, ומאפשר להתנהל רק מול המפיקים שלנו, שאחראיים לכל יתר הפרטים. כך תוכלו לדעת שהכל תחת שליטה, ולהגיע לאירוע שלכם ממש כמו כל אחד מהאורחים האחרים.

הפקה של אירועי חברה היא מקצוע של ממש, שדורש מומחיות גבוהה. הניסיון והמוניטין של "איוונטו פלוס", יאפשרו לכם להסיר דאגה מליבכם, ולדעת שהאירוע שלכם יבוצע וינוהל במקצועיות המירבית. יעידו על כך הלקוחות החוזרים שלנו, ביניהם חברות הייטק, עיריות, תאגידים וחברות מסחריות. אנחנו מזמינים אתכם להצטרף למשפחת הלקוחות של "איוונטו פלוס", כדי לדעת שהאירוע שלכם נמצא בידיים הטובות ביותר. נשמח לשמוע מכם בטלפון 052-7563800