אירוע לציון שנים לחברה: איך הופכים את הסיפור שלה לחוויה?

אירוע לציון שנים לחברה צריך לענות על שלוש שאלות: מה חוגגים, למי אומרים תודה ומה רוצים לפתוח בהמשך. מתחילים במסר ובחומרים שממחישים אותו, ואז בוחרים איך הקהל יחווה את הסיפור. כך גם מי שהצטרף לאחרונה יכול למצוא מקום בערב, בלי להכיר כל פרק בהיסטוריה של הארגון.

במדריך של EVENTO+ נפרק את עבודת התוכן שמאחורי אירוע כזה. זה אינו עוד אוסף רעיונות לאירוע חברה, אלא דרך להפוך חומרים, זיכרונות והישגים לחוויה שהקהל יכול להשתתף בה.

מגדירים למי מספרים את הסיפור

אירוע לעובדים אינו זהה לאירוע ללקוחות ולשותפים. העובדים יכולים להתחבר לרגעים קטנים מהיומיום, בעוד קהל חיצוני צריך להבין למה הדרך שעברה החברה רלוונטית גם לו. כששני הקהלים מוזמנים, בונים סיפור מובן לכולם ומשאירים מקום למפגשים שונים.

מומלץ להתחיל במשפט אחד שהערב צריך להשאיר: תודה לאנשים, גאווה בעשייה, פתיחת פרק חדש או חיבור בין דורות בארגון. המשפט הזה עוזר לבחור מה ייכנס לתוכנית ומה יישאר מחוץ לה.

אוספים חומרים לפני שמזמינים סרט

אל תבקשו מיד ״סרט של עשר דקות״. קודם אספו תמונות, מוצרים, מסמכים מאושרים, סיפורי עובדים ושינויים מרכזיים. לכל חומר ציינו מה הוא מספר, למי שייך האישור להשתמש בו והאם נדרש הסבר לקהל.

חומר	השאלה העריכתית	שימוש אפשרי באירוע
מוצר או פרויקט מוקדם	איזה שינוי הוא מייצג?	עמדת התנסות או תצוגה
צילום צוות ישן	מי האנשים ומה השתנה?	קיר סיפורים עם הקשר
רגע מאתגר	מה למדנו ממנו?	שיחה קצרה בהנחיה
הישג מקצועי	למה הוא משמעותי לקהל?	תוכן במה או תחנה
חזון להמשך	מה העובדים מוזמנים לבנות?	מסר סיום או פעילות השתתפות

הטבלה אינה אומרת שצריך את כל הרכיבים. בוחרים את החומרים החזקים, לא מציגים ארכיון שלם. שמות, תמונות ונתונים שלא אושרו אינם עוברים למסך רק משום שמישהו מצא אותם בתיקייה.

בונים תוכן שאפשר לחוות, לא רק לצפות בו

אפשר לחלק את הסיפור לתחנות: ההתחלה, הדרך, האנשים והשלב הבא. התחנות אינן חייבות להיות פיזיות. הן יכולות להופיע בהזמנה, בכניסה, בשיחה על הבמה ובסיום.

דוגמה אפשרית לחברה עם פעילות בכמה אזורים: כל מתחם מציג מקום שבו החברה פועלת, אדם שמוביל בו עשייה וסיפור קצר שמחבר ביניהם. זו הצעת קונספט, לא תיאור של הפקה שבוצעה. היתרון התכנוני הוא שאפשר לבחור אילו תחנות לפתח לפי הבריף והמשאבים.

איך משלבים הוקרה בלי להשאיר אנשים בחוץ?

קבעו מראש מה מוקירים ואיך בוחרים את המשתתפים. אם מציגים רק הנהלה או בעלי תפקידים ותיקים, עובדים אחרים עלולים לא למצוא את עצמם בסיפור. אפשר לשלב מגוון תפקידים, צוותים ומקומות פעילות, בלי להפוך את הערב לרשימה ארוכה של שמות.

הוקרה אינה מחייבת שכל אדם יעלה לבמה. לפעמים צילום עם משפט אישי, ראיון מצולם או סיפור שנאמר היטב מאפשרים לתת מקום ליותר אנשים. הרכיב החשוב הוא הסיבה להוקרה והאופן שבו היא מתקשרת לסיפור המשותף.

מתזמנים את הבמה מול חוויית האירוח

תוכן מרגש עלול לאבד את הקהל כאשר הארוחה נקטעת שוב ושוב או כאשר אין הפסקה בין נאומים. בתוכנית ההפקה מסמנים אילו רגעים דורשים הקשבה מלאה, מתי השירות באולם עוצר ומתי הקהל חופשי לדבר ולנוע.

לפני האירוע מבצעים מעבר על המצגות, הסרטים, סדר הדוברים והמעברים. לכל קטע יש אחראי וקובץ סופי אחד. שינוי של הרגע האחרון עובר דרך אותו גורם, כדי שלא יוקרן סרט ישן או תופיע גרסה לא מאושרת של שם.

שלוש דרכים להפוך את החומרים לתוכן באירוע

מסלול דרך החברה: בכניסה בוחרים מספר נקודות מפנה, ובכל נקודה מציגים חפץ, צילום או סיפור מאושר. לידם מופיעה שאלה שמחברת את העבר לעשייה היום. זה כיוון אפשרי לחברה שרוצה שהאורחים ינועו וייפגשו, ולא יישבו מול סרט ארוך.

האנשים שמאחורי הדרך: אוספים משפטים קצרים מעובדים מתפקידים ומתקופות שונות, ומחברים ביניהם לשיחות במה או לתצוגה. המוקד הוא התרומה של האנשים, ולא רשימה של תארים. לפני שימוש בשמות ובתמונות מאשרים את החומרים ואת ההקשר שבו יופיעו.

הפרק הבא: בונים מפגש סביב מה שהחברה רוצה לעשות מעכשיו, עם דוגמאות מהדרך שכבר עברה. אפשר להזמין את הקהל לבחור נושא להמשך או להציע רעיון, בתנאי שיש מי שירכז את התוצרים. אלה הצעות יצירתיות לתכנון, לא תיאורים של אירועים שביצענו.

כדי לבחור בין הכיוונים, בקשו מאיש הקשר בארגון לרכז מסר אחד, קהל יעד, חומרים זמינים וגורם מאשר. חברת ההפקה מחברת את עבודת התוכן למקום, לבמה, לאירוח ולתזמון, בהתאם להיקף שסוכם.

שאלות ותשובות

חייבים לציין מספר עגול?

לא. אפשר לבנות אירוע סביב שינוי משמעותי או פרק חדש. השאלה היא האם יש סיפור ברור וסיבה רלוונטית למפגש, לא רק מספר מתאים.

האם צריך להציג את כל ההיסטוריה של החברה?

לא. בוחרים את נקודות המפנה שמשרתות את מטרת הערב. את הארכיון המלא אפשר לשמור בערוץ אחר, במקום להעמיס אותו על תוכנית הבמה.

מה עושים כשאין הרבה תמונות ישנות?

אפשר להתחיל מסיפורים של אנשים, מחפצים ומפרויקטים שמייצגים את הדרך. אין צורך להציג תמונה שנוצרה בבינה מלאכותית כאילו היא צילום היסטורי.

האם האירוע יכול לשלב עובדים ולקוחות?

כן, בתנאי שהסיפור ברור גם למי שאינו מכיר את ההקשר הפנימי. בונים תוכן משותף ומפגשים רלוונטיים לכל קבוצה.

איך נמנעים מאירוע שמרגיש כמו מצגת ארוכה של החברה?

בוחרים נקודות מפנה מעטות ומחלקים אותן בין המפגש, התצוגה והתוכן המרכזי. משאירים לבמה רק מה שמצריך קשב משותף, ואת שאר הסיפור מאפשרים לגלות בזמן קבלת הפנים והשיחה.

יש לחברה סיפור ששווה לחגוג?

בהפקת אירועי חברה של EVENTO+ אפשר להתחיל מהמסר ומהחומרים שכבר קיימים, ומשם להגדיר קונספט ומעטפת הפקה. בפנייה ציינו מה מציינים, מי הקהל ואילו חומרים מאושרים זמינים. לאירוע שממוקד בלקוחות ובשותפים ראו גם הפקות עסקיות.