איך מפיקים אירוע דיפלומטי ויוקרתי עם פרוטוקול, דיסקרטיות ודיוק

אירוע דיפלומטי מפיקים באמצעות חיבור מדויק בין מטרת האירוע, כללי הפרוטוקול, רשימת האורחים, סידורי ההושבה, האבטחה, השפות, הרגישויות התרבותיות ורמת האירוח.

רק לאחר שכל המרכיבים האלה ברורים, מתחילים לבנות את העיצוב, הקולינריה, התוכן ולוח הזמנים.

לא מדובר באירוע רגיל שהוסיפו לו אורחים חשובים, מפות לבנות ושירות מוקפד. באירוע דיפלומטי לכל שם, תואר, דגל, מקום ישיבה, סדר נאומים ושעת הגעה יכולה להיות משמעות.

במסגרת הפקת אירועי יוקרה ואירועים דיפלומטיים של EVENTO+ אנחנו מרכזים את התכנון, הספקים, כוח האדם, האירוח והתפעול תחת ניהול אחד. המטרה היא לייצר אירוע מכובד, מדויק ורגוע, גם כאשר מאחורי הקלעים פועלת מערכת מורכבת.

מהו אירוע דיפלומטי

אירוע דיפלומטי הוא אירוע רשמי או פרטי שבו משתתפים שגרירים, נציגי ממשלות, משלחות, אנשי ציבור, נספחים, נציגי ארגונים בינלאומיים, מנהלי חברות בינלאומיות או אורחים בכירים.

אירועים דיפלומטיים יכולים לכלול:

1. אירוע יום לאומי של מדינה
2. קבלת פנים בשגרירות
3. אירוע בבית השגריר
4. אירוח משלחת רשמית
5. ערב גאלה
6. אירוע תרבות בינלאומי
7. ארוחת ערב רשמית
8. אירוע חתימה או שיתוף פעולה
9. אירוע לכבוד אורח רשמי
10. אירוע עסקי עם נציגים ממספר מדינות

האירוע יכול להיות גדול ורשמי או אינטימי מאוד. רמת המורכבות אינה נקבעת רק לפי מספר המשתתפים. לפעמים ארוחה מצומצמת בבית שגריר דורשת יותר תכנון ורגישות מאירוע גדול במתחם מסחרי.

מה ההבדל בין אירוע דיפלומטי לאירוע יוקרה

אירוע יוקרה מתמקד ברמת האירוח, באיכות, בעיצוב, בקולינריה, בשירות ובחוויה האישית של האורחים.

אירוע דיפלומטי כולל את כל אלה, אבל מוסיף שכבה של פרוטוקול, תארים, סדרי קדימה, רגישות תרבותית, סמלים רשמיים, אבטחה ודיסקרטיות.

מרכיב	אירוע יוקרה	אירוע דיפלומטי
המטרה	יצירת חוויה אישית וברמה גבוהה	אירוח רשמי, ייצוג, קשרים ויחסים בין גורמים
רשימת האורחים	נבנית לפי רצון הלקוח	עשויה לכלול תארים, דרגים וסדרי קדימה
הושבה	לפי קשרים והעדפות	לפי אישור הגורם האחראי על הפרוטוקול
שפות	לפי קהל האורחים	לעיתים נדרשות מספר שפות ותרגום
אבטחה	בהתאם למקום ולאופי האירוע	עשויה לכלול תיאום עם גורמי אבטחה רשמיים
דיסקרטיות	חשובה מאוד	עשויה להיות תנאי מרכזי בכל שלבי ההפקה
סמלים רשמיים	בדרך כלל אינם מרכזיים	דגלים, סמלים, המנונים ושמות חייבים אישור

אירוע יכול להיות גם דיפלומטי וגם יוקרתי. במקרה כזה כל החלטה צריכה לעמוד גם בדרישות הפרוטוקול וגם בסטנדרט האירוח שהלקוח מצפה לו.

מהו פרוטוקול באירוע דיפלומטי

פרוטוקול הוא מערכת ההחלטות והכללים שמסדירה כיצד מתקבל כל אורח, מי יושב ליד מי, מי מדבר ראשון, כיצד מוצגים השמות והתארים ואיך האירוע מתנהל באופן שמכבד את כל המשתתפים.

חשוב להבהיר שאין תבנית אחת שמתאימה לכל אירוע. את סדרי הקדימה, ההושבה, התארים והסמלים צריך לאשר מול נציג השגרירות, הגורם הממשלתי או אחראי הפרוטוקול של הלקוח.

הפרוטוקול עשוי לכלול:

1. סדר קבלת האורחים
2. תארים רשמיים
3. סדר כניסה
4. סדרי הושבה
5. סדר נאומים
6. סדר הצגת המשתתפים
7. שימוש בדגלים ובסמלים
8. השמעת המנונים
9. צילום רשמי
10. מתנות רשמיות
11. הפרדה בין אורחים לקבוצות שונות
12. ליווי אחמים ומשלחות

כל פרט שמופיע בכתב, על מסך או בדברי המנחה צריך לעבור בדיקה מוקדמת. טעות בשם או בתואר עלולה להיות משמעותית יותר מטעות עיצובית.

איך מפיקים אירוע דיפלומטי

1. מגדירים את מטרת האירוע

לפני שמתחילים לתכנן את החוויה, צריך להבין למה האירוע מתקיים.

המטרה יכולה להיות:

1. ציון יום לאומי
2. אירוח משלחת
3. חיזוק קשרים בין מדינות או ארגונים
4. השקת שיתוף פעולה
5. קבלת פנים לאורח רשמי
6. מפגש עסקי
7. אירוע תרבות
8. ארוחה פרטית בבית השגריר

המטרה משפיעה על רשימת האורחים, רמת הרשמיות, התוכן, המקום, האבטחה והתקציב.

2. ממנים גורם אחד שמאשר את הפרוטוקול

באירוע מורכב עלולות להגיע הערות ממספר גורמים. כדי למנוע סתירות, חשוב להגדיר מראש מי מוסמך לאשר:

1. תארים ושמות
2. רשימת אורחים
3. סדרי קדימה
4. הושבה
5. נאומים
6. סמלים ודגלים
7. צילום ותקשורת

חברת ההפקה מרכזת את הביצוע, אבל אינה צריכה להמציא כללי פרוטוקול במקום הלקוח או השגרירות.

3. בונים רשימת אורחים מדויקת

רשימת האורחים היא אחד המסמכים החשובים באירוע.

מומלץ לרכז לכל אורח:

1. שם מלא
2. תואר רשמי
3. ארגון או מדינה
4. שפה מועדפת
5. פרטי קשר
6. סטטוס אישור הגעה
7. בן או בת זוג במקרה הצורך
8. דרישות נגישות או תזונה
9. צורך בליווי
10. פרטי רכב או נהג כאשר הדבר נדרש

כדאי לנהל גרסה מרכזית אחת של הרשימה ולתעד כל שינוי. רשימות שנשלחות במספר קבצים וקבוצות הודעות מגדילות את הסיכון לטעויות.

4. מתכננים הזמנות ואישורי הגעה

ההזמנה היא נקודת המגע הראשונה עם האירוע.

היא צריכה לכלול:

1. שם האירוע
2. זהות המארח
3. תאריך ושעה
4. מיקום
5. קוד לבוש
6. שפה או שפות
7. הנחיות כניסה
8. אופן אישור ההגעה
9. מידע על חניה או הסעה כאשר הדבר רלוונטי

באירוע רשמי חשוב לוודא שכל נוסח, תואר, לוגו וסמל אושרו לפני שליחת ההזמנה.

5. בונים סידורי הושבה

סידור ההושבה משפיע על הכבוד שניתן לאורחים, על איכות השיחה ועל זרימת האירוע.

באירוע דיפלומטי לא מסתפקים בהפרדה בין חברים ומשפחה. צריך להתייחס לדרגים, לתפקידים, לשפות, לקשרים מקצועיים ולרגישויות.

מומלץ להכין:

1. מפת שולחנות
2. רשימת הושבה לפי שם
3. רשימה לפי מספר שולחן
4. כרטיסי הושבה
5. מפת גיבוי לשינויים
6. אחראי הושבה שמכיר את הרשימה

כל שינוי של אורח בכיר עשוי להשפיע על מספר שולחנות, ולכן חשוב להשאיר זמן לעדכון לפני פתיחת הדלתות.

6. מתכננים שפות ותרגום

באירוע בינלאומי צריך להחליט אילו חלקים מתקיימים בעברית, באנגלית או בשפות נוספות.

יש לבדוק:

1. הזמנות
2. שילוט
3. תפריטים
4. תגי שם
5. נאומים
6. מצגות
7. כתוביות
8. תרגום סימולטני או עוקב
9. שפות הצוות ודיילי האירוח

תרגום מקצועי אינו רק החלפת מילים. צריך לשמור גם על התואר, הטון, ההקשר והרגישות התרבותית.

7. מתאמים אבטחה וכניסת אורחים

האבטחה נקבעת לפי זהות האורחים, המקום, דרישות המארחים והנחיות הגורמים המוסמכים.

חברת ההפקה צריכה לתאם את הצד התפעולי עם הגורמים הרלוונטיים, כולל:

1. נקודות כניסה
2. רשימות מאושרות
3. זיהוי אורחים
4. כניסת ספקים
5. כניסת ציוד
6. מסלולי הגעה
7. חניה ונהגים
8. אזורי המתנה
9. יציאות חירום
10. תוכנית לתרחישים בלתי צפויים

את פרטי האבטחה הרגישים משאירים רק בידי הגורמים המורשים ואינם מפיצים אותם לכל צוות האירוע.

8. בוחרים מקום מתאים

המקום צריך להתאים לרמת הרשמיות, למספר האורחים, לאבטחה ולמסלול האירוח.

יש לבדוק:

1. אפשרויות כניסה נפרדות
2. אזור קבלת פנים
3. חדר לאורחים בכירים
4. גישה לספקים
5. חניה
6. נגישות
7. מטבח ותשתיות
8. חשמל וגיבוי
9. אקוסטיקה
10. תאורה
11. מגבלות צילום
12. פתרון למזג אוויר

כאשר האירוע מתקיים בבית פרטי או בבית השגריר, צריך להתאים את ההפקה למבנה קיים בלי לפגוע בפרטיות, בביטחון או בשגרת המקום.

9. מתאימים עיצוב, סמלים ושפה חזותית

עיצוב יוקרתי אינו אומר להוסיף כמה שיותר אלמנטים. הוא צריך להיות מדויק, מאוזן ומחובר למארחים.

באירוע דיפלומטי צריך לבדוק מראש:

1. צבעים רשמיים
2. שימוש בדגלים
3. מיקום סמלים
4. סדר הופעת לוגואים
5. כיתוב בשפות שונות
6. רקע לצילום רשמי
7. סידורי פרחים
8. אלמנטים תרבותיים

גם פרח, צבע או צורה יכולים לשאת משמעות תרבותית. לכן העיצוב צריך לקבל אישור ולא להתבסס רק על טעמו האישי של המעצב.

10. מתכננים קולינריה רגישה ומדויקת

הקולינריה צריכה להתאים לאופי האירוע, לשעת האירוח, לתרבות המארחים ולצרכים של האורחים.

יש לבדוק:

1. כשרות
2. חלאל במקרה הצורך
3. טבעונות וצמחונות
4. אלרגיות
5. רגישויות תרבותיות
6. אופן ההגשה
7. סדר המנות
8. משקאות
9. שירות לשולחן או קבלת פנים

באירוע רשמי השירות צריך להיות שקט, מתוזמן ואחיד. הצוות צריך לדעת מתי להיכנס, מתי להמתין ואיך לפנות לכל אורח.

11. בוחרים ומדריכים צוות מתאים

צוות האירוח הוא הפנים של האירוע.

דיילים ודיילות לאירועי VIP ואורחים בינלאומיים צריכים להתאים לאופי האירוע, לשפות הנדרשות ולרמת הרשמיות.

התדריך צריך לכלול:

1. שמות ותארים של אורחים מרכזיים
2. מסלול כניסה
3. מפת המקום
4. שפות
5. סדרי הושבה
6. כללי צילום
7. טיפול באורח שאינו ברשימה
8. טיפול בשינוי או איחור
9. למי מדווחים
10. מה אסור למסור או לפרסם

באירוע רגיש חשוב שכל עובד יכיר רק את המידע הנדרש לביצוע תפקידו.

12. בונים לוח זמנים ברמת הדקה

לוח הזמנים צריך לכלול גם את מה שהאורחים רואים וגם את מה שמתרחש מאחורי הקלעים.

יש לתכנן:

1. הגעת ספקים
2. בדיקות טכניות
3. הגעת הצוות
4. תדריך
5. פתיחת אבטחה
6. הגעת אורחים
7. הגעת אחמים
8. צילום רשמי
9. נאומים
10. הגשת מזון
11. תוכן או הופעה
12. סיום ויציאת האורחים

מומלץ להכין גם תרחיש חלופי לאיחור של אורח מרכזי, שינוי בסדר הנאומים או עיכוב בכניסה.

אירוע דיפלומטי בבית השגריר

אירוע בבית השגריר משלב בין מקום פרטי לבין תפקיד רשמי.

ההפקה צריכה לכבד את הבית ואת האנשים שחיים בו, תוך יצירת מעטפת מקצועית לאורחים.

צריך להתייחס במיוחד ל:

1. שמירה על אזורים פרטיים
2. כניסת ספקים
3. הגנה על ריהוט ויצירות
4. תשתיות חשמל זמניות
5. מטבח והסעדה
6. שירותים
7. חניה והסעות
8. רעש ושכנים
9. ניקיון והחזרת הבית למצבו המקורי
10. צילום ופרסום

EVENTO+ הפיקה אירועים פרטיים בבית השגריר תוך שמירה על דיסקרטיות מלאה. מטבע הדברים, לא כל אירוע ולא כל אורח יכולים להופיע באתר או ברשתות.

דוגמה מהשטח: היום הלאומי של בחריין בישראל

EVENTO+ הפיקה את אירוע היום הלאומי של בחריין בישראל.

אירוע יום לאומי הוא דוגמה לפרויקט שבו חוויית האירוח, הנראות, קבלת הקהל והתפעול צריכים לעבוד יחד עם השפה הרשמית של המארחים.

האירוע מדגים כיצד הפקה דיפלומטית אינה מבוססת רק על עיצוב יוקרתי. היא דורשת תיאום בין גורמים, דיוק בפרטים, צוות מיומן ושליטה מלאה בלוח הזמנים.

בפרויקטים מסוג זה כל רכיב נבחן גם לפי האופן שבו הוא מייצג את המדינה, את המארחים ואת היחסים עם האורחים.

דוגמה נוספת: אירוע יוקרה פרטי בקונספט אישי

באירוע יוקרה פרטי שהופק עבור לקוחה, נבנה קונספט מלא סביב הסיפור והאופי שלה, בלי להשתמש בתבנית מוכנה ובלי לחשוף את זהותה.

העיצוב, ההזמנה, התוכן, הצילום וחוויית האורחים נבנו כשפה אחת.

המקרה ממחיש שגם באירוע פרטי, יוקרה אמיתית אינה רק חומר, פרחים או תאורה. היא נמצאת ביכולת להבין את בעלת האירוע ולתרגם את האישיות שלה לחוויה שאינה יכולה להתאים לאף אדם אחר.

לאירועים פרטיים נוספים ניתן לעבור לעמוד הפקת אירועים פרטיים ברמה אחרת.

דיסקרטיות באירועי יוקרה ואירועים דיפלומטיים

דיסקרטיות אינה רק הימנעות מהעלאת תמונות לרשת.

היא כוללת:

1. שמירה על רשימות אורחים
2. הגבלת גישה למסמכים
3. הנחיות צילום
4. אישור פרסום מראש
5. הימנעות משיתוף מיקומים רגישים
6. שמירת מידע על לוחות זמנים
7. תדרוך ספקים ועובדים
8. טיפול נכון בחומרים לאחר האירוע

גם ספק מצוין יכול לפגוע באירוע אם הוא מפרסם תמונה ללא אישור. לכן כללי הדיסקרטיות צריכים להופיע בתדריך ובתנאי העבודה כבר מתחילת הפרויקט.

כמה עולה להפיק אירוע דיפלומטי או אירוע יוקרה

המחיר מושפע מכמות האורחים, המקום, האבטחה, רמת העיצוב, הקולינריה, כוח האדם, התוכן, התרגום, הצילום והדרישות הטכניות.

הטווחים הבאים הם טווחי תכנון כלליים בלבד ואינם מחירון או הצעת מחיר:

סוג האירוע	טווח תכנון כללי	מה עשוי להיכלל
קבלת פנים אינטימית או אירוע בבית פרטי	120,000 עד 300,000 שקלים	הסעדה, עיצוב, שירות, צוות, ציוד ותפעול
אירוע רשמי או ערב גאלה בינוני	250,000 עד 700,000 שקלים	מקום, עיצוב, במה, קולינריה, צוותים ותוכן
יום לאומי או אירוע בינלאומי מורכב	600,000 עד 1,500,000 שקלים ומעלה	הפקה רחבה, אבטחה, בינוי, אירוח, שפות ולוגיסטיקה

הטווחים עשויים שלא לכלול עלויות מיוחדות כמו שכירת מקום ייחודי, אמן בינלאומי, אבטחה רשמית, טיסות, מלונות או דרישות ממשלתיות.

הדרך הנכונה לתמחר היא לקבל בריף, לבנות תכולה ולסמן אילו רכיבים הם חובה ואילו רכיבים ניתנים להתאמה.

כמה זמן מראש מתחילים לתכנן

1. אירוע אינטימי מומלץ להתחיל לפחות שמונה עד שנים עשר שבועות מראש
2. אירוע רשמי בינוני מומלץ להתחיל שלושה עד חמישה חודשים מראש
3. אירוע יום לאומי, אירוע בינלאומי או אירוע עם משלחות מומלץ להתחיל חמישה עד תשעה חודשים מראש
4. אירוע הכולל אורחים מחוץ לישראל, מלונות, הסעות ותרגום עשוי לדרוש זמן נוסף

אירוע דיפלומטי יכול להשתנות גם סמוך למועד, ולכן חשוב להשאיר בתקציב ובלוח הזמנים יכולת תגובה.

טעויות נפוצות בהפקת אירוע דיפלומטי

1. התחלת העיצוב לפני הגדרת הפרוטוקול
   העיצוב צריך לשרת את האירוח ולא להכתיב אותו.
2. שימוש בשם או בתואר ללא בדיקה
   כל תואר, שם ותפקיד צריכים לעבור אישור.
3. סידורי הושבה שנבנים ברגע האחרון
   שינוי אחד עלול להשפיע על מספר שולחנות.
4. צוות שאינו מכיר את האורחים המרכזיים
   קבלת הפנים צריכה להיות מהירה ומכובדת.
5. אי התאמה לשפות ולתרבויות
   שילוט, תוכן וקולינריה צריכים להתאים לקהל.
6. עודף מיתוג
   באירוע רשמי יש חשיבות לאיזון ולכבוד בין המארחים והאורחים.
7. הפצת מידע רגיש לצוות רחב מדי
   כל עובד צריך לקבל רק את המידע הנדרש לתפקידו.
8. אין תרחיש חלופי
   צריך להיערך לאיחורים, שינוי סדר נאומים, מזג אוויר ותקלות.
9. צילום ללא אישור
   לא כל אורח ולא כל רגע יכולים להתפרסם.

למה להפיק את האירוע עם EVENTO+

אירוע דיפלומטי או יוקרתי דורש חברת הפקה שיודעת לנהל גם את מה שרואים וגם את מה שאסור שיראו.

EVENTO+ מרכזת תחת קורת גג אחת:

1. אפיון מטרות ותקציב
2. בניית קונספט
3. איתור מקום
4. תיאום ספקים
5. עיצוב ובינוי
6. קולינריה ושירות
7. רישום ואישורי הגעה
8. דיילים דוברי שפות
9. אירוח VIP
10. ניהול במה ותוכן
11. תפעול ולוגיסטיקה
12. שמירה על דיסקרטיות

עם 15 שנות ניסיון בהפקה ובניהול אירועים, אנחנו יודעים לבנות את המעטפת כך שהמארחים יוכלו להיות נוכחים עם האורחים, בזמן שאנחנו מנהלים את כל מה שמתרחש מאחורי הקלעים.

באירועים מורכבים ניתן לשלב את כל השירותים במסגרת ניהול ותפעול אירועים מלא.

שאלות נפוצות על אירועים דיפלומטיים ואירועי יוקרה

 

מהו אירוע דיפלומטי

אירוע דיפלומטי הוא אירוע רשמי או פרטי שבו משתתפים שגרירים, משלחות, נציגי ממשלות, ארגונים בינלאומיים או אורחים בכירים, והוא דורש תכנון של פרוטוקול, אירוח, אבטחה ודיסקרטיות.

מה ההבדל בין אירוע דיפלומטי לאירוע יוקרה

אירוע יוקרה מתמקד באיכות, עיצוב, קולינריה ושירות. אירוע דיפלומטי כולל גם פרוטוקול, תארים, סדרי קדימה, סמלים רשמיים, רגישות תרבותית ואבטחה.

מה כולל פרוטוקול באירוע דיפלומטי

הפרוטוקול יכול לכלול סדר קבלת אורחים, תארים, הושבה, סדר נאומים, דגלים, המנונים, צילום רשמי וליווי אורחים בכירים. את הכללים המדויקים מאשרים מול הגורם הרשמי של הלקוח.

כמה עולה להפיק אירוע דיפלומטי

קבלת פנים אינטימית יכולה להתחיל סביב 120,000 שקלים. אירועים רשמיים בינוניים יכולים להגיע למאות אלפי שקלים, ואירוע בינלאומי מורכב יכול להגיע ל 600,000 שקלים ומעלה.

כמה זמן מראש צריך להתחיל לתכנן

לאירוע אינטימי מומלץ להקדיש שמונה עד שנים עשר שבועות. אירוע רשמי בינוני דורש בדרך כלל שלושה עד חמישה חודשים, ואירוע בינלאומי גדול עשוי לדרוש חמישה עד תשעה חודשים.

איך מתכננים סידורי הושבה באירוע רשמי

מרכזים שמות, תארים, דרגים, שפות ורגישויות, בונים מפת שולחנות ומעבירים אותה לאישור הגורם האחראי על הפרוטוקול לפני ההדפסה.

האם אפשר להפיק אירוע בבית השגריר

כן. אירוע בבית השגריר דורש התאמה למבנה פרטי, שמירה על אזורים אישיים, תכנון כניסת ספקים, תשתיות זמניות, אבטחה, ניקיון ודיסקרטיות.

האם ניתן לספק דיילים דוברי שפות

כן. ניתן לבנות צוותי קבלת פנים, רישום וליווי VIP דוברי עברית, אנגלית ושפות נוספות בהתאם לקהל האירוע.

איך שומרים על דיסקרטיות באירוע יוקרתי

מגבילים גישה לרשימות ולוחות זמנים, מדריכים את הצוותים, מגדירים כללי צילום ופרסום ומעבירים לכל ספק רק את המידע שהוא צריך לצורך תפקידו.

האם EVENTO+ מפיקה גם אירועים רשמיים וגם אירועים פרטיים יוקרתיים

כן. EVENTO+ מפיקה אירועים דיפלומטיים, אירועי שגרירויות, אירוח משלחות, אירועי VIP ואירועים פרטיים יוקרתיים בהתאמה מלאה ללקוח.

מתכננים אירוע דיפלומטי או אירוע יוקרה

שלחו לנו את סוג האירוע, מספר האורחים, המועד, המקום והתקציב המשוער.

צוות EVENTO+ יבנה עבורכם מעטפת מדויקת שמחברת בין פרוטוקול, אירוח, עיצוב, אנשים ותפעול.

בואו נתחיל לתכנן את האירוע שלכם