כנס עסקי מוצלח אינו מתחיל בבחירת אולם, במה או מרצה. הוא מתחיל בשאלה אחת פשוטה: מה אנחנו רוצים שיקרה בעקבות הכנס?
יש כנסים שמטרתם לחזק את מעמד החברה בענף. יש כנסים שנועדו להשיק מוצר, לייצר פגישות, להציג חדשנות, לחבר בין אנשי מקצוע או להפוך משתתפים ללקוחות.
כאשר המטרה ברורה, אפשר לתכנן את התוכן, המקום, המשתתפים, התערוכה והמערך התפעולי בצורה שמשרתת אותה. כאשר המטרה אינה ברורה, גם כנס שנראה מרשים עלול להסתיים בלי תוצאה עסקית משמעותית.
במדריך הזה נציג את השלבים המרכזיים בתכנון כנס עסקי מקצועי, את המרכיבים שמשפיעים על התקציב ואת הדרך להפוך יום של הרצאות ומפגשים למהלך שיווקי ומסחרי מדיד.
מהו כנס עסקי מקצועי
כנס עסקי הוא אירוע שמפגיש קהל מוגדר סביב תחום, רעיון, חברה או מטרה מקצועית.
הוא יכול לכלול הרצאות, פאנלים, תערוכה, הדגמות, פגישות עסקיות, סדנאות, תוכן מקצועי, נטוורקינג ואירוח של לקוחות, משקיעים, שותפים או אנשי תקשורת.
כנסים עסקיים נפוצים כוללים:
- כנסים מקצועיים לפי תחום
- ועידות ותערוכות
- כנסי לקוחות
- כנסי שותפים
- כנסי מכירות
- כנסים לחברות הייטק
- כנסי משקיעים
- כנסי חדשנות וטכנולוגיה
- כנסי עובדים ומנהלים
- השקות שמתקיימות במבנה של כנס
הפקת כנס מקצועי דורשת חיבור בין תוכן, הפקה, שיווק, טכנולוגיה ותפעול. כל אחד מהתחומים חשוב, אבל התוצאה נוצרת רק כאשר כולם מתוכננים כמערכת אחת.
שלב ראשון: מגדירים את מטרת הכנס
לפני שסוגרים מקום, צריך להחליט מהי התוצאה הרצויה.
המטרה יכולה להיות:
- יצירת לידים חדשים
- חיזוק קשרים עם לקוחות קיימים
- השקת מוצר או שירות
- מיצוב החברה כמובילה מקצועית
- גיוס עובדים
- הצגת חדשנות בפני משקיעים
- יצירת שיתופי פעולה
- הקמת קהילה מקצועית
- הגדלת חשיפה תקשורתית
- חיזוק מערך המכירות
לכל מטרה יש מבנה אירוע אחר.
כנס שמטרתו לייצר לידים צריך לכלול מנגנונים לאיסוף פרטים, פגישות, הדגמות והמשך טיפול לאחר האירוע.
כנס שמטרתו מיתוג מקצועי צריך להתבסס על תוכן חזק, דוברים בעלי סמכות, צילום והפצת התוכן גם לאחר האירוע.
כנס שנועד לחבר לקוחות לשירות חדש צריך לאפשר להם להתנסות, לשאול שאלות ולפגוש את האנשים שעומדים מאחורי המוצר.
שלב שני: מאפיינים את קהל היעד
אי אפשר לבנות כנס שמתאים לכולם.
צריך להחליט מי האנשים שאנחנו רוצים לראות באולם ומה יגרום להם להגיע.
אפיון הקהל כולל:
- תחום העיסוק
- תפקיד בארגון
- רמת הוותק
- גודל החברה
- האתגרים המקצועיים שמעסיקים אותו
- הסיבה שבגללה כדאי לו להגיע
- סוג התוכן שמעניין אותו
- האנשים שהוא ירצה לפגוש
- רמת ההיכרות שלו עם החברה המארחת
- המיקום והזמן שנוחים עבורו
ככל שהקהל מוגדר טוב יותר, כך קל יותר לבנות מסר, תוכן והזמנה שמייצרים הרשמה.
שלב שלישי: בונים הצעת ערך לכנס
אנשים אינם נרשמים לכנס מפני שיש בו במה יפה. הם נרשמים מפני שהם מאמינים שיקבלו משהו ששווה את הזמן שלהם.
הצעת הערך יכולה להיות:
- ידע שלא ניתן לקבל במקום אחר
- גישה למומחים מובילים
- היכרות עם טכנולוגיה חדשה
- פגישות עם לקוחות או שותפים
- אפשרות ליצור קשרים מקצועיים
- תוכן מעשי שאפשר ליישם
- חשיפה להזדמנויות עסקיות
- מפגש עם קהילה מקצועית איכותית
הצעת הערך צריכה להיות ברורה כבר בכותרת ההזמנה, בעמוד ההרשמה ובתוכן השיווקי שמלווה את הכנס.
שלב רביעי: בונים תקציב אמיתי
תקציב של כנס אינו מורכב רק מהאולם והאוכל.
התקציב עשוי לכלול:
- שכירת המקום
- קייטרינג והסעדה
- במה, מסכים, תאורה והגברה
- צילום וידאו וסטילס
- עיצוב ומיתוג
- רישום והדפסת תגי שם
- דיילים ודיילות
- אבטחה וסדרנות
- מרצים, מנחים ואמנים
- בינוי ביתנים
- אינטרנט ותשתיות
- שידור והקלטה
- שילוט והכוונה
- מתנות וחומרי שיווק
- הסעות וחניה
- מערכות לאיסוף לידים
- צוות הפקה וניהול
- רזרבה לשינויים ולהוצאות בלתי צפויות
מומלץ להשאיר חלק מהתקציב כרזרבה ולא לנצל את כולו כבר בשלב התכנון הראשוני.
כמה עולה להפיק כנס עסקי
מחיר הפקת כנס תלוי בכמות המשתתפים, במקום, ברמת ההפקה, בתוכן, בהסעדה, בכמות הביתנים ובדרישות הטכניות.
כנס קטן וממוקד יכול להתחיל בעשרות אלפי שקלים.
כנס בינוני שמשלב אולם, תוכן, במה, מסכים, רישום, דיילות והסעדה יכול להגיע למאות אלפי שקלים.
כנס גדול שמשלב תערוכה, מספר אולמות, בינוי, שידור, אורחים מחוץ לארץ והפקה טכנית מורכבת יכול להגיע לחצי מיליון שקלים ואף יותר.
אלה טווחים כלליים בלבד. הצעת מחיר נכונה נבנית לאחר שמגדירים את מטרת הכנס, כמות המשתתפים ורמת החוויה הרצויה.
שלב חמישי: בוחרים מקום לפי מבנה האירוע
המקום צריך להתאים לתוכן ולמסלול המשתתפים, ולא רק לכמות האנשים.
חשוב לבדוק:
- קיבולת אמיתית
- מספר אולמות וחדרים
- שטח לקבלת פנים
- מקום לעמדות רישום
- אזור לתערוכה ולביתנים
- נגישות
- חניה ותחבורה ציבורית
- אפשרויות לפריקה והכנסת ציוד
- תשתיות חשמל ואינטרנט
- גובה תקרה
- אפשרויות למיתוג
- מגבלות רעש ושעות פעילות
- אבטחה וכניסות נפרדות
- פתרונות במקרה של מזג אוויר
מקום שנבחר רק לפי מראה עלול ליצור בעיות תפעוליות, עומסים ועלויות נוספות.
שלב שישי: מתכננים את חוויית המשתתף
המשתתף חווה את הכנס כרצף אחד.
מבחינתו החוויה מתחילה בהזמנה, ממשיכה בהרשמה, בהגעה, בחניה, בקבלת הפנים, בתוכן, באוכל ובמפגש עם האנשים, ומסתיימת בהודעת ההמשך לאחר האירוע.
לכן צריך לבחון את המסלול המלא:
- האם ההרשמה פשוטה
- האם המשתתף מקבל את כל המידע מראש
- האם קל להגיע למקום
- האם הכניסה מהירה
- האם יש מספיק עמדות רישום
- האם השילוט ברור
- האם לוח התוכן מובן
- האם זמני ההפסקות מתאימים
- האם קיימות הזדמנויות למפגש ונטוורקינג
- האם המשתתף יודע מה לעשות לאחר הכנס
כאשר המסלול מתוכנן נכון, המשתתף פנוי יותר להקשיב, להתחבר ולפעול.
שלב שביעי: בונים תוכן שמחזיק את הקהל
יום שלם של מצגות ארוכות אינו בהכרח כנס טוב.
כדאי לשלב בין פורמטים:
- הרצאות קצרות
- פאנלים
- ראיונות על הבמה
- הדגמות חיות
- סיפורי מקרה
- שאלות מהקהל
- סדנאות
- מפגשים מצומצמים
- תוכן פתוח באזור התערוכה
- מפגשי נטוורקינג מובנים
התוכן צריך להיות מעשי, רלוונטי ומחובר לקהל. עדיף פחות הרצאות איכותיות מאשר לוח זמנים עמוס שאינו מאפשר למשתתפים לעכל את המידע או לפגוש אנשים.
שלב שמיני: מנהלים את הדוברים
גם דובר מנוסה צריך ניהול הפקתי.
מומלץ לרכז מראש:
- נושא ההרצאה
- משך ההרצאה
- פורמט התוכן
- מצגת וסרטונים
- דרישות טכניות
- שעת הגעה
- איש קשר מלווה
- אישור תוכן
- תכנית במקרה של איחור
- תכנית במקרה של ביטול
לפני הכנס חשוב לבצע בדיקה טכנית מלאה של המצגות, הסרטונים והמיקרופונים.
שלב תשיעי: מתכננים את אזור התערוכה
כאשר הכנס כולל תערוכה, הביתנים אינם יכולים לעמוד באופן אקראי.
צריך לתכנן את זרימת הקהל ולמקם נכון:
- כניסות ויציאות
- עמדות קפה
- אזורי אוכל
- ביתנים מרכזיים
- מתחמי הדגמה
- אזורי ישיבה
- חדרי פגישות
- עמדות מידע
- מתחמי צילום
- אזורי איסוף לידים
מיקום נכון של המזון והכניסה לאולמות יכול להגדיל משמעותית את התנועה באזורי התערוכה.
שלב עשירי: מתכננים את מערך הרישום
עמדת הרישום היא אחת הנקודות הרגישות בכנס.
ניתן ליצור מסלולים נפרדים עבור:
- משתתפים שנרשמו מראש
- משתתפים ללא רישום
- דוברים
- מציגים
- אורחים חשובים
- אנשי תקשורת
- ספקים וצוותי הפקה
בכנסים גדולים ניתן להשתמש בקודים לסריקה, תגי שם שהודפסו מראש ועמדות הדפסה במקום.
כמות הדיילים צריכה להיקבע לפי מספר המשתתפים, מספר הכניסות וחלון ההגעה, ולא לפי הערכה כללית.
שלב אחד עשר: משתמשים בטכנולוגיה בצורה נכונה
טכנולוגיה צריכה לפתור בעיה או לשפר את החוויה.
אפשר לשלב:
- מערכת רישום
- אפליקציית כנס
- הצבעות בזמן אמת
- שאלות מהקהל
- סריקת תגי שם
- איסוף לידים בביתנים
- תיאום פגישות
- מסכי מידע
- תרגום סימולטני
- שידור חי
- הקלטת הרצאות
- שליחת תוכן לאחר האירוע
כל מערכת צריכה לעבור בדיקה לפני האירוע ולהחזיק פתרון חלופי למקרה של תקלה.
שלב שנים עשר: מודדים את ההצלחה
כדי לדעת אם הכנס הצליח, צריך להגדיר מדדים מראש.
אפשר למדוד:
- מספר נרשמים
- אחוז הגעה
- מקור ההרשמה
- מספר פגישות
- כמות לידים
- ביקורים בביתנים
- השתתפות בהרצאות
- זמן שהייה
- שביעות רצון
- חשיפה ברשתות
- פניות לאחר הכנס
- עסקאות שנוצרו בעקבותיו
המדידה אינה מתחילה לאחר הכנס. היא צריכה להיות חלק מתכנון האירוע מהיום הראשון.
דוגמה לתכנון כנס סייבר
נניח שחברת טכנולוגיה מתכננת כנס סייבר עבור 600 משתתפים.
הקהל כולל מנהלי מערכות מידע, מנהלי אבטחת מידע, אנשי טכנולוגיה, לקוחות, שותפים ומשקיעים.
מבנה אפשרי לכנס:
- מליאה מרכזית
- שני מסלולי תוכן
- מתחם תערוכה
- אזור הדגמות
- חדר לפגישות עסקיות
- טרקלין לאורחים חשובים
- רישום דיגיטלי
- דיילים להכוונה ולניהול הקהל
- מערכת לאיסוף לידים
- צילום והקלטת הרצאות
- אזורי קפה ונטוורקינג
- צוות טכני ומנהלי במה
זהו תרחיש לדוגמה בלבד. הוא ממחיש כיצד מטרה עסקית, תוכן, תערוכה ותפעול צריכים להתחבר לתכנית אחת.
למה לעבוד עם חברת הפקה לכנס
כנס כולל עשרות ספקים, לוחות זמנים ומשימות שתלויות זו בזו.
חברת הפקה מרכזת את התהליך ונותנת ללקוח כתובת אחת עבור:
- בניית התקציב
- בחירת המקום
- ניהול הספקים
- הפקה טכנית
- תוכן ודוברים
- מיתוג ובינוי
- רישום וקבלת קהל
- דיילים ודיילות
- ניהול המציגים
- ניהול האירוע בזמן אמת
חברת הפקת אירועים עסקיים, חברת הפקת כנסים, או כל חברת הפקה שמתמחה בתחום כמו איוונטו תדע להוציא את הדברים שהלקוח באמת חשוב לו שיצא מהאירוע.
חשוב לעבוד עם חברה להפקת אירועים מומלצת מומלצת שיודעת לתת את הערך המוסף.
ב EVENTO אנחנו מנהלים את התהליך משלב הרעיון ועד סיום האירוע, עם מעטפת מלאה של הפקה, תפעול וכוח אדם.
שאלות נפוצות
כמה זמן מראש מתחילים לתכנן כנס
לכנס בינוני מומלץ להתחיל לפחות שלושה עד שישה חודשים מראש. כנס גדול או בינלאומי עשוי לדרוש שישה עד שנים עשר חודשים.
כמה עולה כנס עסקי
המחיר יכול לנוע מעשרות אלפי שקלים לכנס קטן ועד מאות אלפי שקלים ויותר לכנס גדול עם תערוכה, בינוי והפקה טכנית מורכבת.
מה כוללת הפקת כנס
הפקת כנס יכולה לכלול תקציב, מקום, תוכן, דוברים, במה, מסכים, רישום, דיילות, הסעדה, תערוכה, מיתוג וניהול ביום האירוע.
כמה דיילים צריך לכנס
הכמות תלויה במספר המשתתפים, במספר הכניסות, בחלון ההגעה, במבנה המקום ובכמות אזורי הפעילות.
איך מייצרים לידים בכנס
אפשר להשתמש בסריקת תגי שם, טפסים דיגיטליים, תיאום פגישות, הדגמות, ביתנים ומערך המשך מסודר לאחר האירוע.
האם אפשר לשלב תערוכה בכנס
כן. ניתן לשלב ביתנים, אזורי הדגמה, פגישות עסקיות ומתחמי נטוורקינג כחלק מהכנס.
האם אפשר להפיק כנס באנגלית
כן. ניתן להפיק כנס באנגלית, כולל תוכן, שילוט, רישום, דיילים דוברי אנגלית ואירוח משתתפים מחוץ לארץ.
איך בוחרים מקום לכנס
בודקים קיבולת, נגישות, חניה, תשתיות, מספר אולמות, אפשרויות בינוי, שטח תערוכה ומגבלות תפעול.
האם כדאי להקליט את ההרצאות
במקרים רבים כן. ההקלטות יכולות להפוך לתוכן שיווקי, חומר מקצועי ותשתית להמשך הקשר עם המשתתפים.
כיצד מודדים אם הכנס הצליח
מגדירים מראש מדדים כמו הרשמות, הגעה, לידים, פגישות, מעורבות, שביעות רצון ותוצאות עסקיות.
