אירועי השקה ממלאים תפקיד קריטי בהצלחת העסק. הם מספקים הזדמנות ליצור באזז, להעלות את המודעות למותג, ולהציג מוצרים או שירותים חדשים לקהל היעד הרלוונטי. עם זאת, הפקת אירועי השקה עלולה להיות משימה מורכבת, ודאי אם לא ניגשים אליה כראוי. זו כמובן אינה סיבה לוותר על הרעיון, אלא ללמוד איך מארגנים אירוע השקה בצורה הטובה ביותר.

תכנון מקדים של אירוע השקה

לפני הצלילה ללוגיסטיקה ולארגון האירוע בפועל, חשוב להקדיש תשומת לב לשלב התכנון. התכווננות מדויקת והצבת יעדים, הן הבסיס להצלחה של האירוע. הנה הנקודות העיקריות שיש לקבל עליהן החלטה בשלב הזה:

• יעדים – מעבר לרצון לחשוף את המוצר, חשוב להגדיר מראש את יעדי האירוע הנוספים. למשל הגברת המודעות למותג באופן כללי, משיכה של לקוחות חדשים, יצירת עניין תקשורתי וכדומה. חזון ברור ינחה את תהליך הפקת האירוע כולו.
• קהל יעד – על מנת שהאירוע ישיג את מטרותיו, יש להתאים אותו לקהל היעד הרלוונטי. רצוי לערוך ניתוח מדויק שלו, לפי העדפות, תחומי עניין, מניעים ונקודות תורפה, שעלולות לפגוע בחיבור שלו למוצר החדש. הדבר נכון הן לגבי הנוכחים באירוע, והן לגבי מי שייחשפו אליו באמצעות אמצעי התקשורת, הרשתות החברתיות וכדומה.
• פורמט – ישנן אינסוף דרכים לחשוף מוצר ולהעביר מסר לגביו. ניתן לעשות זאת למשל באמצעות אירוע אקסקלוסיבי לעיתונאים או משפיענים, אירוע חברה המוני, אירוע תקשורתי שעובר בשידור חי ברשתות החברתיות, סדנה פעילה כמו סדנת בישול, הרצאה של מומחה בולט ומעניין בתחום, וכדומה.
• תקציב – מסגרת תקציב מתוכננת מראש תאפשר לסנן רעיונות יקרים מדי ולא לאפשר חריגות בלתי צפויות. במקרה של הפקת אירוע השקה, חשוב לזכור שלא מדובר בהוצאה בלבד, אלא בהשקעה שיהיו לה תנובות עתידיות.

5 שלבים של הפקת אירוע השקה

אחרי שסוכמו כל הנקודות המרכזיות, אפשר להתחיל בתכנון האירוע עצמו ובהפקה הלוגיסטית. חשוב להעניק תשומת לב מירבית לכל שלב, על מנת למנוע מראש טעויות ובעיות.

1. המועד

קביעת תאריך של השקת מוצר היא לא החלטה רנדומלית. חשוב לוודא שלא מתקיימים בתאריך הנבחר אירועים מקבילים או מושכי קהל, כמו אירועי ספורט משמעותיים, קרבת יתר לחגים, חופשות ילדים וכדומה. מרגע שנקבע המועד, ניתן להתקדם עם יתר השלבים.

2. הזמנת האורחים

על מנת להבטיח שרוב המוזמנים אכן יגיעו לאירוע, כדאי ליצור הזמנה מושכת ויצירתית, שתעורר ציפייה וסקרנות. כיום נהוג לשלוח הזמנות דיגיטליות מעוצבות, בעזרתן ניתן גם לאשר את ההגעה בלחיצת כפתור. אישורי הגעה מאפשרים להתאים את האירוע ואת ההוצאות סביבו, לכמות האנשים שצפויים להגיע.

3. בחירת מקום

בחירת המקום הנכון לקיום האירוע היא קריטית. ישנם לא מעט גורמים המשפיעים על כך, כמו המיקום, הנגישות, החניה, הגודל, התנאים הפיזיים, הציוד והאבזור, העיצוב והאווירה הכללית. כל אלה צריכים להתאים באופן מיטבי למאפייני האירוע, הקהל והתקציב, כפי שהוחלטו מראש.

4. יצירת תוכן

אחרי שנקבע הקונספט והפורמט הכללי, ניתן לפרק אותו לגורמים הקטנים ביותר. בין היתר צריך לתכנן היטב מי יהיו הדוברים; האם יוקרנו מצגת או סרטון; האם רוצים להעשיר את האירוע בתכנית אמנותית; אם ואיזו פעילות אפשר לבצע יחד עם האורחים; מה יהיה סגנון הכיבוד; האם תהיה הזדמנות להתנסות במוצר; האם מעניקים לאורחים את המוצר במתנה ועוד. ככל שמקדישים תשומת לב לפרטים הקטנים ביותר, כך גדל הסיכוי להצלחתו של האירוע.

5. ציוד ולוגיסטיקה

על מנת שהאירוע יעבור בצורה חלקה ובהתאם לפעילות המתוכננת, יש לוודא שיהיה במקום כל הציוד הנדרש לשם כך. החל מכסאות ושולחנות, דרך כלי ההגשה של האוכל ועד הקמת במה עם מערכת הגברה, הקרנה ותאורה. לכל אירוע יכול להיות מפרט טכני שונה, הן מבחינת סוג הציוד והן מבחינת הגודל והכמות שלו.

קידום אירוע ההשקה

גם אם מדובר באירוע סגור לקהל הרחב, המטרה שלו בסופו של דבר היא להפיץ את השקת המוצר לכמות הגדולה ביותר של לקוחות פוטנציאליים. לכן חשוב לקדם את האירוע באופן היעיל ביותר, לייצר סביבו באזז ולעורר ציפייה לקראתו. לשם כך כדאי ליצור אסטרטגיה שיווקית ולבנות מעטפת של אמצעים שיווקיים, שיסייעו בקידום האירוע.

בין היתר מדובר בהקמת אתר משנה או עמוד נחיתה מעוצב ומעורר סקרנות; מינוף ההשקה המתקרבת ברשתות החברתיות, של החברה ושל משפיענים בתחום; שיגור של הודעות לעיתונות הכתובה והאלקטרונית, הממוענות באופן אישי לעיתונאים המתמחים בנושא; שיווק דיגיטלי באמצעות אתר החברה ורשימות התפוצה שלה ועוד. כל אלה יסייעו לעורר מודעות לקראת השקתו של המוצר החדש ולייצר סיקור בעל ערך רב לחברה.

איוונטו פלוס – הפקה וניהול של אירועי השקה

לא משנה איזה מוצר אתם משיקים – טכנולוגי, אומנותי, קולינארי או כל מוצר אחר – אנחנו ב"איוונטו פלוס" נפיק עבורכם את אירוע ההשקה המדויק והמוצלח ביותר. יחד איתכם נגדיר את היעדים, המטרות, קהל היעד, התקציב והרעיון הכללי, ומשם נוכל לצאת לדרך ולהפיק את האירוע באופן מוקפד ומקצועי. צוות העובדים המנוסה שלנו יאתר עבורכם את המקום המתאים ביותר, יעצב ויקים את מערכת ההזמנות, יערוך תוכנית מדוקדקת של פרטי האירוע, ויבצע אותם מגדול ועד קטן. כל זאת תוך כדי עמידה במסגרת התקציב ויצירה של מעטפת שיווקית כוללת, כדי להבטיח שהאירוע יצבור באזז וייצור סקרנות ציבורית ותקשורתית. גם ביום האירוע אנחנו אלה שנדאג לכך שהאירוע יעבור בצורה חלקה ומוצלחת, כדי שאתם תוכלו להוריד את כל הדאגות הטכניות מהראש שלכם. אתם מוזמנים לדבר איתנו ולקבוע פגישה, כדי שיחד נוכל לתכנן עבורכם אירוע השקה בלתי נשכח. צלצלו אלינו 052-7563800